w kategorii Umowy handlowe

ApostilleW niniejszym wpisie postaram się odpowiedzieć na pytania dotyczące klauzuli apostille. Po pierwsze, co to jest apostille? Po drugie, kiedy wymagane jest uzyskanie apostille? Po trzecie, jak można ją uzyskać?

 

Co to jest apostille?

Klauzula apostille (w spolszczonej wersji apostylla) jest poświadczeniem autentyczności podpisu złożonego na dokumencie urzędowym sporządzonym w danym państwie, charakteru, w jakim działała osoba, która podpisała taki dokument, oraz – w razie potrzeby – tożsamości pieczęci lub stempla, którym opatrzony jest ów dokument, w celu użycia tego dokumentu w obrocie prawnym w innym państwie. Z klauzulą apostille mamy zatem do czynienia w przypadku, gdy dokument urzędowy sporządzony został w jednym państwie, a ma być przedłożony na terytorium innego państwa.

Zasady nadawania klauzuli apostille określa konwencja znosząca wymóg legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych, sporządzona w Hadze w dniu 5 października 1961 roku (tzw. konwencja haska). Konwencja ta wymaga, aby apostille sporządzona była w formie kwadratu o bokach długości co najmniej 9 centymetrów według następującego wzoru:

Co to jest apostille?

Nadanie apostille polegać może bądź na umieszczaniu tej klauzuli na samym dokumencie, bądź na dołączeniu jej do dokumentu. Konwencja haska dopuszcza możliwość sporządzenia apostille w języku urzędowym wydającego ją organu. Standardowe zwroty w zawarte w apostille mogą być sporządzone również w drugim języku. Konwencja wymaga natomiast, by tytuł “Apostille (Convention de La Haye du 5 octobre 1961)” pozostawiony był w języku francuskim.

 

Kiedy wymagane jest uzyskanie apostille?

Jak już wspomniałem, z klauzulą apostille spotykamy się w sytuacjach, w których dokument urzędowy sporządzony w jednym państwie ma być przedłożony na terytorium innego państwa. Powstaje pytanie, czy wymóg uzyskania apostille dotyczy wszystkich dokumentów zagranicznych, które mają być wprowadzone do obrotu prawnego w kraju?

Po pierwsze, trzeba pamiętać, że klauzula apostille obowiązuje w państwach, które są stroną konwencji haskiej. Obecnie stroną konwencji jest 115 krajów, w tym Polska. Aktualny wykaz państw, które podpisały konwencję haską, jest dostępny online. W przypadku państw, które nie są stroną konwencji haskiej, obowiązuje natomiast inna procedura poświadczenia dokumentów – tzw. legalizacja.

Po drugie, zgodnie z konwencją haską jej postanowienia znajdują zastosowanie do tzw. dokumentów urzędowych. Dla celów tej konwencji za dokumenty takie uważa się:

a) dokumenty pochodzące od organu lub urzędnika sądowego, włączając w to dokumenty pochodzące od prokuratora, sekretarza sądowego lub urzędnika dokonującego doręczeń (“huissier de justice”);

b) dokumenty administracyjne;

c) akty notarialne;

d) urzędowe zaświadczenia umieszczane na dokumentach podpisanych przez osoby działające w charakterze prywatnym, takie jak urzędowe zaświadczenia stwierdzające zarejestrowanie dokumentu lub fakt jego istnienia w określonej dacie oraz urzędowe i notarialne poświadczenia podpisów.

Polskie dokumenty urzędowe to np. wyroki sądów i inne dokumenty sądowe, akty notarialne, wypisy z rejestrów, zaświadczenia urzędowe umieszczone na dokumentach prywatnych, akty stanu cywilnego, dyplomy itp.

Należy jednak zauważyć, że konwencja haska nie ma zastosowania do:

a) dokumentów sporządzonych przez przedstawicieli dyplomatycznych lub urzędników konsularnych;

b) dokumentów administracyjnych dotyczących bezpośrednio transakcji handlowych lub operacji celnych.

Po trzecie, uzyskanie klauzuli apostille nie będzie konieczne w przypadku, gdy ustawa obowiązująca w państwie, w którym dokument ma być przedłożony, lub umowa między państwami będącymi stronami konwencji zniosły, uprościły lub zwolniły taki dokument z legalizacji. Polska jest obecnie stroną wielu umów międzynarodowych (zarówno dwustronnych, jak i wielostronnych), które zawierają postanowienia zwalniające z legalizacji lub upraszczające tę procedurę. Umowy tego rodzaju łączą Polskę m.in. z Austrią, Białorusią, Chinami, Cyprem, Czechami, Estonią, Finlandią, Grecją, Litwą, Łotwą, Rosją, Słowacją, Ukrainą, Węgrami, Włochami, Wielką Brytanią i Irlandią Północną, Turcją, Wietnamem. Każda z umów indywidualnie określa zakres zwolnienia lub uproszenia procedury legalizacji i rodzaj dokumentów, których to dotyczy.

 

Jak uzyskać klauzulę apostille na dokumencie pochodzącym z zagranicy?

Zgodnie z konwencją haską klauzulę apostille wydaje się na wniosek osoby, która podpisała dokument, lub na wniosek posiadacza dokumentu. Każde z państw-sygnatariuszy konwencji haskiej wyznacza własne organy właściwe do nadawania apostille. Lista instytucji i urzędów, które są właściwe w poszczególnych państwach do nadawania klauzul apostille, dostępna jest na stronie internetowej → przejdź do listy państw z danymi adresowymi.

 

Jak uzyskać klauzulę apostille na polskim dokumencie urzędowym?

W Polsce właściwe do nadawania klauzuli apostille polskim dokumentom urzędowym jest, co do zasady, Ministerstwo Spraw Zagranicznych (wyjątkiem są dyplomy uczelni artystycznych i świadectwa szkół artystycznych, którym klauzulę apostille nadaje Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego). Formularz wniosku o poświadczenie klauzulą apostille dokumentów urzędowych przeznaczonych do obrotu prawnego za granicą jest dostępny na stronie internetowej MSZ. Składając wniosek o nadanie klauzuli apostille – poza dokumentami, którym ma być nadana klauzula apostille – trzeba dołączyć dowód uiszczenia opłaty skarbowej w wysokości 60 zł za każdy dokument, któremu ma być nadana klauzula apostille. Dodatkowo należy zwrócić uwagę, że w przypadku niektórych dokumentów (dotyczy to np. dokumentów notarialnych i sądowych, z wyjątkiem odpisów z Krajowego Rejestru Sądowego) wymagane jest ich wcześniejsze uwierzytelnienie (szczegółowe informacje na ten temat dostępne są na stronie internetowej MSZ).