w kategorii Spółki handlowe

Jak podpisać sprawozdanie finansowe przez kilka osóbW dzisiejszym artykule postaram się odpowiedzieć na pytanie: Jak podpisać sprawozdanie finansowe przez kilka osób? Podpisanie dokumentu elektronicznego przez kilka osób będzie konieczne np. w przypadku składania sprawozdania finansowego spółki z o.o. do KRS, jeżeli zarząd spółki składa się z kilku osób. Podpis wielokrotny można składać zarówno w formacie PAdES, jak i XAdES. Jednak podpisem PAdES można podpisywać wyłącznie pliki z rozszerzeniem PDF. XAdES`em zewnętrznym podpisać można dowolny dokument elektroniczny, np. sprawozdanie finansowe z rozszerzeniem XML. Niniejsze opracowanie ma na celu udzielenie odpowiedzi na pytanie: Jak podpisać sprawozdanie finansowe XML przez kilka osób?

 

Jak podpisać sprawozdanie finansowe w przypadku, gdy zarząd spółki z o.o. jest wieloosobowy?

Zakładam, że w spółce Wściekły Podpis Elektroniczny sp. o.o. w skład zarządu wchodzą trzy osoby. Pan Smith (prezes zarządu), pan Bergson (wiceprezes zarządu) oraz pan Schmidt (członek zarządu). Pan Smith mieszka w Londynie, pan Bergson w Sztokholmie, zaś pan Schmidt w Monachium. Każdy członek zarządu posiada kwalifikowany podpis elektroniczny wydany przez kwalifikowanego dostawcy usług zaufania.

W jaki sposób panowie Smith, Bergson oraz Schmidt mają podpisać sprawozdanie finansowe sp. z o.o., aby można było następnie skutecznie złożyć je do e-KRS?

 

Jedno i to samo sprawozdanie finansowe podpisane przez kilka osób

W skrócie chodzi nam o stworzenie czegoś takiego:

Jak podpisać sprawozdanie finansowe przez kilka osób?

 

Nie chodzi nam o stworzenie trzech odrębnych plików XML, które w wizualizacji (więcej na temat wizualizacji dokumentu elektronicznego w artykule: Dokument elektroniczny) wprawdzie zawierać będą to samo, ale każdy z nich podpisany będzie wyłącznie przez jednego członka zarządu spółki Wściekły Podpis Elektroniczny sp z o.o., a nie przez wszystkich trzech członków zarządu:

Jak podpisać sprawozdanie podpisem kwalifikowanym

ALBO

Jak podpisać e-sprawozdanie?

ALBO

Podpis wielokrotny

 

Błędem jest podpisywanie trzech dokumentów elektronicznych, które wprawdzie w wizualizacji zawierać mogą to samo, ale przecież każdy z nich nie będzie spełniał podstawowego warunku, jaki założyliśmy na początku, tzn. jeden i ten sam dokument elektroniczny zawierać musi podpisy wszystkich członków zarządu spółki.

 

Proces składania wielu podpisów na sprawozdaniu finansowym XML

Poniżej wyjaśniam jak podpisać sprawozdanie finansowe (plik XML) przez kilka osób w formacie XAdES typ zewnętrzny.

Zakładam, że pierwszym z podpisujących plik o nazwie: “sprawozdanie finansowe 2018.xml” będzie Prezes Zarządu, czyli John Smith. Może on to zrobić na swoim komputerze w Londynie, oczywiście posiadając kwalifikowany podpis elektroniczny wydany przez jednego z kwalifikowanych dostawców usług zaufania. Jak podpisać trzykrotnie jeden i ten plik wyjaśnię w oparciu o program, z którego korzystam na co dzień do składania kwalifikowanych podpisów elektronicznych, tj. PWPW Sigilum Sign.

 

Pierwszy z podpisów na sprawozdaniu finansowym

John Smith zapisuje na swoim komputerze plik: “sprawozdanie finansowe 2018.xml”. John Smith powinien uruchomić program Sigillum Sign. Następnie wkłada on do portu USB czytnik kart wraz z kartą. Wyświetli mu się następujący panel startowy:

Jak podpisywać e-sprawozdanie w wersji XML

Smith klika w panel: Podpisz, a następnie w ikonę: Dodaj

Jak podpisywać e-sprawozdanie w wersji XML

Z dysku swojego komputera wybiera plik: Sprawozdanie finansowe 2018.xml

Podpis wielokrotny

Na panelu: „Składanie podpisu elektronicznego” widzimy informacje podstawowe o pliku, który zostanie podpisany. John Smith powinien wybrać następujące parametry podpisu: profil – użytkownika, format: XAdES, typ: zewnętrzny, wariant: BES, funkcja skrótu: SHA-256, typ zobowiązania: brak. Dalej nacisnąć musi przycisk: Podpisz.

Jak podpisywać e-sprawozdanie w wersji XML

W następnym etapie Smith powinien wybrać certyfikat co podpisu oraz podać nr PIN. Po podpisaniu przez Johna Smitha sprawozdania finansowego w jego folderze powinny znajdować się będą dwa pliki:

jak podpisać e sprawozdanie podpisem kwalifikowanym kilka osób

Plik o nazwie: „Sprawozdanie finansowe 2018.xml” oraz „Sprawozdanie finansowe 2018.BES.xml”

Oba te pliki John Smith wysyła pocztą mailową albo w jakikolwiek inny sposób udostępnia następnemu członkowi zarządu spółki Wściekły Podpis Elektroniczny sp. z o.o.

 

Drugi podpis elektroniczny na sprawozdaniu finansowym

Sven Bergson wykonuje takie same czynności początkowe, tzn. zapisuje oba pliki przesłane mu przez Johna Smitha na swój komputer, do danego, założonego folderu. Uruchamia program Sigillum Sign. W panelu startowym nie wybiera jednak okna Podpisz, a wybiera: Dodaj kolejny podpis

jak podpisać sprawozdanie finansowe podpisem elektronicznym

Klika na ikonę dodaj:

jak podpisać dokument elektroniczny przez kilka osób

 

Do podpisania wybiera plik o nazwie: „Sprawozdanie finansowe 2018.BES.xml” (5 KB)

Dodaj podpis elektroniczny

jak podpisać e sprawozdanie podpisem kwalifikowanym kilka osób

Następnie Sven Bergson wybiera certyfikat do podpisu oraz podaje swój PIN:

Jak podpisać sprawozdanie finansowe przez kilka osób

W następnym oknie Svenowi Bergsonowi wyskoczy okno z pytaniem: Plik sprawozdanie finansowe 2018.BES.xml.xades już istnieje. Czy chcesz go zamienić? Powinien on wcisnąć TAK.

jak podpisać dokument elektroniczny przez kilka osób

Plik z podpisem zewnętrznym Johna Smitha zostanie nadpisany o podpis Svena Bergsona.

jak podpisać plik xml podpisem kwalifikowanym

 

Po tych czynnościach w folderze na komputerze Svena Bergsona znajdują się dwa pliki. Jeden: „Sprawozdanie finansowe 2018” oraz drugi: „Sprawozdanie finansowe 2018.BES.xml” (9 KB).

jak podpisać plik xml podpisem kwalifikowanym

 

Proszę zwrócić uwagę, że plik ze sprawozdaniem finansowym – jeżeli chodzi o rozmiar na dysku – jest taki sam, jak plik na dysku Johna Smitha. Wyłącznie plik XAdES z zewnętrznym podpisem uległ zmianie. „Obok” podpisu Johna Smitha został w nim dopisany podpis Svena Bergsona. Nadal mamy tylko dwa pliki! Te dwa pliki, czyli Sprawozdanie finansowe 2018 oraz nadpisany plik „Sprawozdanie finansowe 2018.BES.xml” Sven Bergson powinien wysłać trzeciemu z członków zarządu do podpisania.

 

Trzeci podpis elektroniczny na sprawozdaniu finansowym

Andreas Schmidt otrzymuje dwa pliki od Svena Bergsona. Powinien on powtórzyć procedurę stosowaną przez Svena Bergsona. Po wczytaniu panelu głównego Sigillum Sign, Sven Bergson powinien wejść w okno → „Dodaj kolejny podpis”. Do podpisu wczytuje on plik: ”Sprawozdanie finansowe 2018.BES.xml” (9 KB). Wykonuje on takie same czynności co Sven Bergson.

Jak podpisać sprawozdanie finansowe przez kilka osób

sprawozdanie finansowe podpis elektroniczny

sprawozdanie finansowe podpis elektroniczny

 

Po podpisaniu przez Andreasa Schmitd`a w jego folderze powinny znajdować się dwa pliki:

Jak podpisać sprawozdanie finansowe

Proszę zauważyć, że plik podpisywany (Sprawozdanie finansowe 2018.xml) od początku do końca ma taki sam rozmiar – 69 KB. Wyłącznie zewnętrzny XAdES na skutek nadpisywania go przez kolejnych podpisujących powiększał swój rozmiar. Obecnie, po podpisaniu go przez Andreasa Schmidt`a zajmuje na dysku 13 KB. Nadal jednak mamy tylko dwa pliki! Tak powinno być.

Andres Schmidt – jako trzecia i ostatnia osoba, która powinna podpisać sprawozdanie finansowe spółki Wściekły Podpis Elektroniczny sp. z o.o. – przesyła dwa pliki ze swojego folderu do osoby, która w Polsce powinna zweryfikować poprawność złożenia przez Smith`a, Bergson`a oraz Schmidt`a kwalifikowanych podpisów elektronicznych przed złożeniem sprawozdania do e-KRS.

 

Etap ostatni – walidacja wielokrotnego podpisu elektronicznego – XAdES zewnętrzny

Osoba w Polsce po otrzymaniu dwóch plików od Andreasa Schmidt`a powinna zweryfikować poprawność podpisania sprawozdania finansowego XML kwalifikowanymi podpisami elektronicznym przez wszystkich członków zarządu.

W panelu głównym Sigilum Sign należy kliknąć w panel Weryfikuj i należy dodać plik: „Sprawozdanie finansowe 2018.BES.xml”:

walidacja wielokrotnego podpisu elektronicznego

 

Do walidacji podpisu należy wybrać plik z podpisem zewnętrznym XAdES, czyli: „Sprawozdanie finansowe 2018.BES.xml”.

sprawozdanie finansowe podpis elektroniczny XAdES

WAŻNE: Przy walidacji podpisu XAdES w typie zewnętrznym należy pamiętać o tym, aby drugi plik, który został podpisany, znajdował się w tym samym folderze na komputerze. Innymi słowy, oba pliki (podpisywany oraz podpis) znajdować muszą się w tym samym folderze.

W panelu walidacji kwalifikowanego podpisu elektronicznego widoczne są 3 podpisy ↓ Plik został poprawnie podpisany przez trzech członków zarządu spółki Wściekły Podpis Elektroniczny sp. z o.o. Właśnie te dwa pliki należy wysłać do e-KRS.

Jak podpisać dokument elektroniczny przez kilka osób