Zasady zwoływania zgromadzeń wspólników w spółce z o.o. regulują przepisy Kodeksu spółek handlowych. Znajomość i przestrzeganie tych zasad ma kluczowe znaczenie dla prawidłowego oraz sprawnego organizowania zgromadzeń wspólników – zarówno zwyczajnych, jak i nadzwyczajnych. Jednym z warunków skutecznego zwołania zgromadzenia wspólników jest dokonanie tego przez uprawniony podmiot. W poniższym artykule wyjaśniamy, kto może zwołać zgromadzenie wspólników w spółce z o.o.
Kluczowa rola zarządu spółki w zwoływaniu zgromadzeń wspólników
W spółce z ograniczoną odpowiedzialnością zwoływanie zgromadzeń wspólników, co do zasady, należy do zarządu. Zarząd spółki jest organem nie tylko uprawnionym, ale też zobowiązanym do zwoływania zwyczajnych i nadzwyczajnych zgromadzeń wspólników. Członkowie zarządu, którzy wbrew ciążącemu na nich obowiązkowi nie zwołują zgromadzenia wspólników, narażają się na odpowiedzialność karną i odszkodowawczą.
Decyzja zarządu o zwołaniu zgromadzenia wspólników to czynność ze sfery prowadzenia spraw spółki. Wśród prawników dominuje pogląd, że czynność ta przekracza zakres zwykłych czynności spółki. Zasadniczo zatem – jeśli zarząd jest wieloosobowy – zwołanie zgromadzenia wspólników wymaga uprzedniej uchwały zarządu podjętej bezwzględną większością głosów. Uchwała zarządu o zwołaniu zgromadzenia wspólników powinna wskazywać datę i miejsce, gdzie ma się odbyć zgromadzenie, oraz zawierać porządek obrad.
Co zrobić, gdy zarząd nie zwołuje zgromadzenia wspólników?
Jeśli zarząd spółki z o.o. nie zwołuje zgromadzenia wspólników, inicjatywę może przejąć rada nadzorcza lub komisja rewizyjna. Możliwe jest też zwołanie zgromadzenia przez osoby wskazane w umowie spółki lub przez wspólników upoważnionych do tego przez sąd rejestrowy.
Zwołanie zgromadzenia wspólników przez radę nadzorczą lub komisję rewizyjną
Zgodnie z Kodeksem spółek handlowych rada nadzorcza lub komisja rewizyjna są uprawnione do zwołania zwyczajnego zgromadzenia wspólników w przypadku, gdy zarząd nie zwoła go w terminie 6 miesięcy po upływie roku obrotowego albo w terminie określonym w umowie spółki. Natomiast gdyby rada nadzorcza lub komisja rewizyjna chciały doprowadzić do zwołania nadzwyczajnego zgromadzenia wspólników, powinny w pierwszej kolejności zgłosić takie żądanie zarządowi. Dopiero po bezskutecznym upływie 2 tygodni od dnia zgłoszenia żądania, aktualizuje się ich kompetencja do samodzielnego zwołania nadzwyczajnego zgromadzenia wspólników.
Podobnie jak w przypadku zarządu, podstawą zwołania zgromadzenia wspólników przez radę nadzorczą lub komisję rewizyjną powinna być odpowiednia uchwała. W uchwale rady nadzorczej/komisji rewizyjnej o zwołaniu zgromadzenia wspólników trzeba wskazać termin i miejsce zgromadzenia oraz porządek obrad.
Osoby uprawnione do zwołania zgromadzenia wspólników na podstawie umowy spółki
Prawo zwołania zgromadzenia wspólników – analogiczne do przysługującego radzie nadzorczej lub komisji rewizyjnej – mogą mieć osoby wskazane w umowie spółki. Najczęściej będą to wspólnicy (posiadający udziały uprzywilejowane lub przyznane osobiście prawo do zwoływania zgromadzeń). Nie ma jednak przeszkód, aby uprawnienie do zwoływania zgromadzeń wspólników umowa spółki przyznawała osobom niebędącym wspólnikami ani członkami organów spółki – np. określonej grupie pracowników spółki czy nawet podmiotom zewnętrznym w stosunku do spółki.
Zwołanie zgromadzenia wspólników na podstawie upoważnienia sądu rejestrowego
Możliwość wnioskowania o sądowe upoważnienie do zwołania zgromadzenia wspólników dotyczy sytuacji, gdy zarząd spółki nie respektuje tzw. praw mniejszości. Jednym z takich praw jest prawo żądania zwołania nadzwyczajnego zgromadzenia wspólników i umieszczenia określonych spraw w porządku obrad tego zgromadzenia. Co do zasady, prawo wystąpienia z takim żądaniem ma wspólnik lub wspólnicy posiadający co najmniej 1/10 kapitału zakładowego. Umowa spółki może jednak obniżać ten próg, czyli przyznawać wspomniane prawo wspólnikowi/wspólnikom reprezentującym niższy udział w kapitale zakładowym.
Drugim prawem mniejszości, którego naruszenie może uzasadniać wystąpienie na drogę sądową, jest prawo żądania, aby określone sprawy zostały umieszczone w porządku obrad najbliższego zgromadzenia wspólników. Zgodnie z Kodeksem spółek handlowych takie żądanie może zgłosić wspólnik lub wspólnicy, którzy posiadają co najmniej 1/20 kapitału zakładowego. Na mocy umowy spółki ten próg kapitałowy może być obniżony.
W przypadku prawidłowego zgłoszenia któregoś z powyższych żądań zarząd ma 2 tygodnie na wykonanie swoich obowiązków. Oznacza to, że w tym czasie powinno dojść do zwołania nadzwyczajnego zgromadzenia wspólników z porządkiem obrad zgodnym ze zgłoszonym żądaniem lub umieszczenia określonych spraw w porządku obrad najbliższego zgromadzenia. Natomiast jeśli 2-tygodniowy termin upłynie bezskutecznie, wspólnik lub wspólnicy, którzy wystąpili z żądaniem, mogą skorzystać z drogi sądowej. W tym celu powinni złożyć do sądu rejestrowego wniosek o upoważnienie do zastępczego zwołania zgromadzenia wspólników. Po otrzymaniu takiego wniosku sąd rejestrowy wezwie zarząd do złożenia wyjaśnień. Jeżeli sąd uzna, że w danej sytuacji zwołanie nadzwyczajnego zgromadzenia jest uzasadnione, wyda postanowienie upoważniające wspólnika/wspólników do jego zwołania.
Kto jeszcze może zwołać zgromadzenie wspólników spółki z o.o.?
Poza wskazanymi wyżej osobami, krąg uprawnionych do zwołania zgromadzenia wspólników obejmuje także likwidatorów oraz kuratora ustanowionego przez sąd. Ponadto Kodeks spółek handlowych przewiduje, że samodzielną kompetencję do zwołania zgromadzenia wspólników ma członek zarządu, który składa rezygnację ze swojej funkcji, jeśli w wyniku tej rezygnacji żaden mandat w zarządzie nie byłby obsadzony.
Obowiązek zwoływania zgromadzeń wspólników przez likwidatorów
Jednym ze skutków wejścia spółki w fazę likwidacji jest przejście kompetencji do zwoływania zgromadzeń wspólników z zarządu na likwidatorów. Likwidatorzy – podobnie jak zarząd – mają nie tylko prawo, ale też obowiązek zwoływania zgromadzeń wspólników. Dotyczy to zarówno zgromadzeń zwyczajnych, jak nadzwyczajnych. Uchybienie przez likwidatorów ich obowiązkom w tym zakresie może skutkować odpowiedzialnością odszkodowawczą wobec spółki oraz odpowiedzialnością karną.
Zwołanie nadzwyczajnego zgromadzenia wspólników przez kuratora
Spółka z o.o., która nie ma zarządu lub której zarząd jest nieprawidłowo obsadzony (tzw. zarząd kadłubowy), znajduje się w trudnej sytuacji. Brak lub niewłaściwy skład organu uprawnionego do reprezentacji oznacza bowiem, że spółka nie może normalnie działać. Remedium na to jest ustanowienie przez sąd kuratora na podstawie art. 42 Kodeksu cywilnego. Głównym zadaniem kuratora jest jak najszybsze podjęcie czynności zmierzających do powołania zarządu albo uzupełnienia jego składu. Oznacza to, że kurator powinien niezwłocznie zwołać w tym celu nadzwyczajne zgromadzenie wspólników, które podejmie odpowiednie uchwały.
Rezygnacja z zarządu a obowiązek zwołania zgromadzenia wspólników
Członek zarządu, który składa rezygnację ze swojej funkcji, ma obowiązek zwołać nadzwyczajne zgromadzenie wspólników, jeżeli w wyniku tej rezygnacji żaden mandat w zarządzie nie będzie obsadzony. W praktyce dotyczy to sytuacji, gdy rezygnację składa:
1) członek jednoosobowego zarządu,
2) ostatni z członków wieloosobowego zarządu,
3) jednocześnie wszyscy członkowie zarządu wieloosobowego.
W każdej z tych sytuacji składający rezygnację członek zarządu może samodzielnie zwołać zgromadzenie wspólników.
Podsumowanie
Domyślną kompetencję do zwołania zgromadzenia wspólników w spółce z o.o. ma zarząd. W przypadku spółki w fazie likwidacji kompetencja ta przechodzi na likwidatorów. Zarówno zarząd, jak i likwidatorzy mają nie tylko prawo, ale też obowiązek zwoływania zgromadzeń wspólników. Dopiero w razie bierności zarządu lub likwidatorów uprawnienie do zwołania zgromadzenia aktualizuje się po stronie innych podmiotów: rady nadzorczej, komisji rewizyjnej, osób wskazanych w umowie spółki lub wspólników działających na podstawie upoważnienia sądu. Ponadto – aby zapobiec sytuacji, w której żaden mandat w zarządzie nie jest obsadzony – ustawodawca nałożył obowiązek zwołania zgromadzenia wspólników na członka zarządu rezygnującego ze swojej funkcji. Z kolei w spółce, która nie ma zarządu, obowiązek zwołania nadzwyczajnego zgromadzenia wspólników ciąży na ustanowionym przez sąd kuratorze.
Partner w Szymała Zaremba Kancelaria Adwokatów i Radców Prawnych Sp. p. Wpisana na listę radców prawnych prowadzoną przez Okręgową Izbę Radców Prawnych we Wrocławiu. Posiada także uprawnienia doradcy podatkowego. Specjalizacje: prawo spółek i M&A, prawo kontraktów, prawo podatkowe. Zajmuje się również prowadzeniem mediacji w sporach między przedsiębiorcami.
✉ mz@szymalazaremba.pl