Od pierwszego czerwca 2019 r. funkcjonuje nowy portal sądów administracyjnych o nazwie PASSA. Dzięki niemu możemy zapoznać się z aktami spraw sądowych w postępowaniach sądowoadministracyjnych, w których jesteśmy stroną albo pełnomocnikiem. Niniejszy artykuł ma na celu wyjaśnienie, w jaki sposób korzystać z podstawowych funkcji portalu Passa, w tym przede wszystkim jak uzyskać dostęp do akt sprawy oraz jak przeglądać akta danej sprawy.
Dostęp do akt sądowych w portalu PASSA
Pierwszą czynnością, jaką należy wykonać, aby uzyskać dostęp do portalu PASSA, jest złożenie wniosku do NSA albo do WSA o udostępnienie akt na tym właśnie portalu. Wniosek skierować można za pomocą platformy ePUAP w formie dokumentu elektronicznego. Jak to wyglądało w moim przypadku? Po pierwsze, trzeba zalogować się do swojego profilu na ePUAP.
Mając profil na ePUAP, wybrać należy: Sprawy ogólne → Pismo ogólne do podmiotu publicznego – stary wzór.
Następnie trzeba kliknąć w przycisk: Załatw sprawę.
Następnie należy zaadresować pismo do właściwego wojewódzkiego sądu administracyjnego albo do Naczelnego Sądu Administracyjnego w oknie: Ustaw/zmień adresata. Musimy również wypełnić dane nadawcy pisma.
W następnym kroku sporządzamy wniosek o udostępnienie akt w portalu PASSA. Musimy przede wszystkim podać dane umożliwiające identyfikację sprawy sądowoadministracyjnej, np. sygnaturę akt sprawy, strony postępowania. Po wykonaniu tych czynności klikamy w przycisk: Dalej.
Nasz dokument nie został jeszcze podpisany. Musimy podpisać nasz wniosek kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem zaufanym.
Gdy pismo zostało już przez nas podpisane, wysyłamy je klikając na przycisk: Wyślij.
Po kilku dniach na ePUAP powinniśmy otrzymać pismo z sądu administracyjnego o udostępnieniu akt sądowych w portalu Passa.
Art. 12a § 5a p.p.s.a. – numer PESEL pełnomocnika
Udostępnienie akt pełnomocnikowi jest uzależnione od podania sądowi administracyjnemu numeru PESEL pełnomocnika. Wynika to wprost z art. 12a § 5a p.p.s.a.:
Pełnomocnik, w celu uzyskania dostępu do akt sprawy w postaci elektronicznej, przed uwierzytelnieniem w sposób, o którym mowa w § 5, podaje sądowi swój numer PESEL, jeżeli jest obowiązany do jego posiadania albo posiada go, nie mając takiego obowiązku.
Jeżeli numer PESEL zawarty jest w podpisie elektronicznym pełnomocnika to zostanie on odczytany w procesie walidacji (weryfikacji) podpisu elektronicznego przez pracownika sądu. Jeżeli zaś numer PESEL nie występuje jako jedna z danych w podpisie elektronicznym pełnomocnika, powinien on podać swój numer PESEL sądowi, ale nie w treści samego wniosku, ale w załączniku do tego wniosku. Dlaczego w załączniku do wniosku, a nie w samym wniosku? Ponieważ załącznik z numerem PESEL (dane wrażliwe) zostanie wyłączony z akt sprawy i umieszczony w odrębnym zbiorze.
§ 31 ust. 2 Zarządzenia nr 14 Prezesa NSA z dnia 06.08.2015 r. w sprawie ustalenia zasad biurowości w sądach administracyjnych
Jeżeli wniosek pełnomocnika o udostępnienie akt nie zawiera numeru PESEL, a numer ten pełnomocnik podał w odrębnym piśmie dołączonym do wniosku o udostępnienie akt, pisma tego i raportu weryfikacji, jeżeli zawiera on numer PESEL, nie dołącza się do akt sprawy, ale przechowuje w odrębnym zbiorze prowadzonym w sekretariacie.
Logowanie do portalu PASSA
Do portalu można się zalogować pod adresem: https://portal.nsa.gov.pl/sessions/signin
Mamy dwie możliwości zalogowania się do PASSA. Pierwsza możliwość to profil zaufany, druga to uwierzytelnienie pełnomocnika przez kwalifikowany podpis elektroniczny. Sprawdziłem. Obie możliwości logowania działają poprawnie. Na początku logowałem się przez ePUAP. Następuje po prostu przekierowanie do PASSA.
Interfejs portalu PASSA wygląda następująco:
Logowanie do PASSA za pomocą kwalifikowanego certyfikatu (kwalifikowanego podpisu elektronicznego)
Są dwie możliwość zalogowania się do portalu PASSA. Pierwsza możliwość to przez ePAUP oraz druga przez uwierzytelnienie bezpośrednio w portalu PASSA na podstawie pliku podpisanego kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Warunkiem zalogowania się do PASSA przez elektroniczny podpis kwalifikowany jest to, aby w podpisie tym znajdował się nasz numer PESEL. Mój podpis kwalifikowany ma numer PESEL, więc ta możliwość logowania do PASSA w moim przypadku jest możliwa. Czy numer PESEL jest w podpisie kwalifikowanym możemy sprawdzić za pomocą weryfikacji kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Jak to zrobić wyjaśniam w artykule: XAdES – weryfikacja podpisu elektronicznego.
Dlaczego wybrałem ten drugi sposób, czyli logowanie się przez podpis kwalifikowany? Ponieważ może się zdarzyć taka oto sytuacja:
Proszę wziąć pod uwagę realną możliwość czasowego braku dostępu do ePUAP, szczególnie wówczas, gdy mamy ostatni dzień na złożenie skargi do wojewódzkiego sądu administracyjnego, wniosku o uzasadnienie wyroku WSA albo złożenie skargi kasacyjnej do NSA, a chcemy wnieść te pisma drogą elektroniczną.
Może równiez nastąpić dłuższa, a więc nawet kilkudniowa, awaria systemu i nie będziemy mogli się w ogóle zalogować do PASSA za pomocą profilu zaufanego. Taka sytuacja w znacznym stopniu ogranicza dostępność elektronicznych akt dla pełnomocników stron.
Jak zalogować się do PASSA za pomocą podpisu kwalifikowanego?
Jeżeli mamy podpis kwalifikowany z numerem PESEL, należy postępować zgodnie ze wskazówkami podawanymi na portalu Passa. Pierwszy krok – klikamy w przycisk: Loguj certyfikatem kwalifikowanym.
Wyskoczy nam okienko z podstawowymi aktami prawnymi dotyczącymi Passa oraz linkami do nich. Klikamy w: Przejdź dalej.
W następnym kroku możemy zapoznać się z informacją na temat logowania się do PASSA za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Podstawowy wymóg – podpis musi zawierać numer PESEL. Naciskamy przycisk: Dalej.
W następnym oknie musimy kliknąć na link (zaznaczony na poniższym rysunku czerwonym prostokątem) i pobrać plik do podpisania. Plik zapisujemy na dysku naszego komputera. Jest to plik z rozszerzeniem XML. Oświadczenie jest ważne przez 15 minut.
Pobrany plik XML podpisujemy kwalifikowanym podpisem elektronicznym w formacie XAdES typ otaczający:
Następnym krokiem będzie przesłanie podpisanego pliku XML do portalu Passa. Przeciągamy podpisany plik XAdES do okna: Wybierz plik z podpisem:
W następnym oknie pokazać się powinien komunikat z nazwą pliku “wrzuconego” do okna w panelu logowania się. Plik ten nazywa się: passa-uwierzytelnianie-certyfikatem.BES.xml.xades. Następnie klikamy w przycisk: Loguj.
Po zalogowaniu do PASSA zobaczymy listę spraw, które zostały nam udostępnione w portalu:
Klikając w sygnaturę, przejdziemy do okna ze szczegółowymi informacjami o sprawie:
Jak uzyskać dostęp do akt konkretnej sprawy?
W celu uzyskania całości akt danej sprawy sądowoadministracyjnej należy kliknąć w przycisk Dokumenty, a następnie w przycisk Pobierz:
Plik PDF zapisujemy na dysku komputera. W pliku tym znajdować się powinny całe zeskanowane akta sprawy sądowoadministracyjnej, w której jesteśmy stroną albo pełnomocnikiem.
Aktualizacja akt w portalu PASSA
Z moich osobistych obserwacji wynika, że o ile w początkowej fazie funkcjonowania portalu PASSA, akta elektroniczne były aktualizowane dość często, można by powiedzieć na biężąco, o tyle obenie czas oczekiwania na zeskanowanie akt tradycyjnych i “wrzucenie” ich do portalu PASSA wynosić może nawet kilka miesięcy. Należy być na to przygotowanym. Taki stan rzeczy występuje pomimo wynikającego z § 85a ust. 2 Zarządzenia nr 14 Prezesa NSA z dnia 6 sierpnia 2015 r. w sprawie ustalenia zasad biurowości w sądach administracyjnych obowiązku aktualizacji akt elektronicznych na bieżąco.
Przy takiej częstotliwości aktualizowania akt elektronicznych w PASSA przydatność informacyjna tego portalu dla stron i ich pełnomocników staje pod wielkim znakiem zapytania. Zaległości w bieżącym aktualizowaniu akt w systemie PASSA są szczególnie widoczne w postępowaniach kasacyjnych prowadzonych przed NSA. Czynny udział pełnomocnika w postępowaniu powinien uwzględniać dostęp do aktualnych, a nie archiwalnych, akt postępowania sądowoadministracyjnego. Umożliwia mu to na przykład zweryfikowanie, czy pismo o cofnięciu skargi kasacyjnej złożone przez stronę przeciwną, a które nie zostało mu doręczone, zawiera oświadczenie o nadaniu tego pisma pełnomocnikowi strony przeciwnej listem poleconym.
✉ msz@szymalazaremba.pl
- Ewidencja IP Box - 12/04/2023
- Opłata od skargi kasacyjnej do NSA - 27/03/2023
- Odpowiedzialność członków zarządu za zobowiązania podatkowe spółki z o.o. - 14/02/2023