Pełnomocnik na zgromadzeniu wspólników sp. z o.o. – kto może nim być i jak udzielić pełnomocnictwa?

Zgromadzenie wspólników to jeden z najważniejszych organów spółki z o.o., skupiający wszystkich wspólników. To właśnie na nim zapadają decyzje kluczowe dla działalności spółki – np. o podziale zysku, wyborze zarządu, zmianie umowy spółki, przekształceniu. Nie zawsze jednak wspólnik może osobiście stawić się na zgromadzeniu. W takim przypadku ustawodawca dopuszcza możliwość działania przez pełnomocnika. Pełnomocnictwo do udziału w zgromadzeniu wspólników i wykonywania prawa głosu jest jednym z najczęściej udzielanych pełnomocnictw w spółkach z o.o. W artykule wyjaśniamy, kto może być pełnomocnikiem na zgromadzeniu wspólników sp. z o.o., jakie formalności należy spełnić, aby pełnomocnictwo było skuteczne, oraz jak uniknąć najczęstszych błędów przy jego udzielaniu. Artykuł zawiera też wzór pełnomocnictwa do reprezentowania wspólnika na zgromadzeniu.

Możliwość zastępowania wspólnika na zgromadzeniu przez pełnomocnika

Zgodnie z Kodeksem spółek handlowych (KSH) wspólnik może uczestniczyć w zgromadzeniu wspólników i wykonywać prawo głosu osobiście lub przez pełnomocnika. Przepisy KSH nie uzależniają możliwości wzięcia udziału w zgromadzeniu wspólników przez pełnomocnika od zgody zarządu spółki lub pozostałych wspólników. Decyzja o ustanowieniu pełnomocnika należy zatem wyłącznie do wspólnika, który chce skorzystać z tej formy reprezentacji.

Ograniczenia wynikające z umowy spółki

Pewne ograniczenia w zakresie reprezentowania wspólnika na zgromadzeniu przez pełnomocnika mogą wynikać z umowy spółki. Umowa spółki nie może jednak całkowicie wyłączyć możliwości udzielenia pełnomocnictwa przez wspólnika. Na nieskuteczność takiego wyłączenia wskazał np. Sąd Apelacyjny w Gdańsku w wyroku z 6 czerwca 2013 r., sygn. I ACa 225/13.

(…) umowa spółki może jedynie ograniczyć, a nie wyłączyć uczestnictwo wspólnika w zgromadzeniu wspólników przez pełnomocnika. Użyte w art. 243 § 1 KSH sformułowanie „ograniczeń” nie jest tożsame z wyłączeniem.

(…) zasadą jest możliwość uczestnictwa wspólnika w zgromadzeniu i wykonywanie prawa głosu przez pełnomocnika, a wyjątkiem od zasady umowne ograniczenie (a nie wyłączenie) tego uprawnienia.

Z mojego doświadczenia wynika, że w większości spółek z o.o. umowa spółki nie ogranicza swobody wspólników w wyborze pełnomocnika. Niemniej przed udzieleniem pełnomocnictwa zawsze należy dokładnie sprawdzić treść konkretnej umowy spółki.

Kto może być pełnomocnikiem na zgromadzeniu wspólników sp. z o.o.?

Co do zasady, pełnomocnikiem na zgromadzeniu wspólników może być każda osoba posiadająca co najmniej ograniczoną zdolność do czynności prawnych, która nie jest pracownikiem, członkiem zarządu lub likwidatorem spółki. Możliwość bycia pełnomocnikiem nie zależy od posiadania jakichś szczególnych kwalifikacji (np. wykształcenia), chyba że taki wymóg wynika z umowy spółki. W praktyce najczęściej pełnomocnikami na zgromadzeniu wspólników sp. z o.o. są:

1) członek rodziny wspólnika,

2) inny wspólnik,

3) radca prawny lub adwokat.

Formalnie nie ma też przeszkód, by udzielić pełnomocnictwa prokurentowi, członkowi rady nadzorczej lub osobie, którą łączy ze spółką umowa cywilnoprawna (np. zlecenie).

Kogo nie można ustanowić pełnomocnikiem – wyjątki kodeksowe

Bardzo ważne jest, aby przy wyborze pełnomocnika pamiętać o zakazie wynikającym z art. 243 § 3 KSH. Zgodnie z tym przepisem pełnomocnikami na zgromadzeniu wspólników spółki z o.o. nie mogą być członkowie zarządu ani pracownicy spółki. Pełnomocnictwo udzielone z naruszeniem tego zakazu jest wadliwe, a legitymująca się nim osoba nie powinna być dopuszczona do uczestnictwa w zgromadzeniu jako przedstawiciel wspólnika.

Gdyby omyłkowo członek zarządu lub pracownik spółki został dopuszczony do uczestnictwa w zgromadzeniu jako pełnomocnik wspólnika, podjęta z jego udziałem uchwała może być zaskarżona  w drodze powództwa o stwierdzenie nieważności uchwały (art. 252 KSH). Potwierdził to np. Sąd Najwyższy w wyroku z 16 kwietnia 2009 r., sygn. I CSK 362/08.

Naruszenia art. 240 w związku z art. 243 § 1 i 3 KSH należy zaliczyć do tego rodzaju naruszeń przepisów normujących sposób podejmowania uchwał, które zawsze, tj. w okolicznościach każdego konkretnego przypadku, są doniosłe z punktu widzenia treści podjętej uchwały, tzn. mogły mieć istotny wpływ na jej treść. (…) Podjęcie przez zgromadzenie wspólników uchwały z naruszeniem art. 240 i 243 § 1 i 3 KSH uzasadnia jej zaskarżenie na podstawie art. 252 KSH.

Należy też pamiętać, że na podstawie art. 280 KSH przepisy dotyczące członków zarządu stosuje się do likwidatorów. Moim zdaniem oznacza to, że jeśli spółka z o.o. jest w likwidacji, likwidator nie może być pełnomocnikiem na zgromadzeniu wspólników.

Pełnomocnictwo dla innego wspólnika

Jak już wspomniałam, dość często zdarza się, że na zgromadzeniu wspólników nieobecnego wspólnika reprezentuje inny wspólnik. Z formalnego punktu widzenia jest to dopuszczalne, o ile wspólnik-pełnomocnik nie jest jednocześnie członkiem zarządu, likwidatorem lub pracownikiem spółki.

W kontekście pełnomocnictwa dla innego wspólnika trzeba jednak pamiętać o ograniczeniu wynikającym z art. 244 KSH. Zgodnie z tym przepisem wspólnik nie może ani osobiście, ani przez pełnomocnika, ani jako pełnomocnik innej osoby głosować przy powzięciu uchwał dotyczących jego odpowiedzialności wobec spółki z jakiegokolwiek tytułu. Dotyczy to w szczególności wyłączenia od głosowania w sprawach:

1) udzielenia absolutorium,

2) zwolnienia z zobowiązanie wobec spółki,

3) sporu między wspólnikiem a spółką.

Artykuł 244 KSH nie stoi natomiast na przeszkodzie, aby wspólnik uczestniczył w zgromadzeniu wspólników i głosował w innych sprawach.

Radca prawny lub adwokat jako pełnomocnik na zgromadzeniu wspólników sp. z o.o.

Choć przepisy nie wymagają, by pełnomocnikiem wspólnika na zgromadzeniu był radca prawny lub adwokat, to jednak udział w obradach wykwalifikowanego prawnika może być dla wspólnika istotnym wsparciem. Rola profesjonalnego pełnomocnika nie musi polegać tylko na zastępowaniu wspólnika nieobecnego na zgromadzeniu. Prawnik z doświadczeniem w prawie spółek może także towarzyszyć wspólnikowi podczas obrad, zapewniając bieżące doradztwo prawne i pomagając w podejmowaniu przemyślanych decyzji. Takie wsparcie jest szczególnie cenne, gdy przedmiotem zgromadzenia są zagadnienia budzące wątpliwości interpretacyjne lub wywołujące emocje i konflikty między wspólnikami. Dzięki umiejętnościom negocjacyjnym i znajomości przepisów prawnik pomoże zachować rzeczowy ton dyskusji i zadba o to, aby podejmowane działania były zgodne z prawem oraz interesami wspólnika.

Warto też pamiętać, że czynności podejmowane w toku obrad nie pozostają bez wpływu na możliwość ewentualnego zaskarżenia uchwał zgromadzenia. Niedochowanie określonych wymogów proceduralnych (np. niezgłoszenie w odpowiednim czasie sprzeciwu) może uniemożliwić wspólnikowi późniejsze zaskarżenie niekorzystnej uchwały. Obecność radcy prawnego lub adwokata minimalizuje to ryzyko, zapewniając wspólnikowi ochronę jego interesów i bezpieczeństwo prawne.

Pełnomocnik kilku wspólników

Często spotykam się z pytaniem, czy ta sama osoba może być pełnomocnikiem kilku wspólników. Co do zasady, tak – jedna osoba może reprezentować na zgromadzeniu dwóch lub większą liczbę wspólników. Pełnomocnik kilku wspólników może wykonywać prawo głosu z poszczególnych pakietów udziałów w sposób odmienny. Przykładowo w imieniu wspólnika A może głosować „za” daną uchwałą, zaś w imieniu wspólnika B – „przeciw”.

Jak udzielić pełnomocnictwa do udziału w zgromadzeniu wspólników i głosowania?

Zasadniczo pełnomocnictwo do udziału i głosowania na zgromadzeniu wspólników spółki z o.o. powinno być udzielone na piśmie pod rygorem nieważności. Taki wymóg wynika wprost z art. 243 § 2 KSH. W praktyce oznacza to, że – co do zasady – pełnomocnictwo powinno być udzielone jako dokument papierowy z własnoręcznym podpisem wspólnika. Nawet jeśli przebieg obrad zgromadzenia będzie protokołowany przez notariusza, nie ma ustawowego wymogu, by pełnomocnictwo miało formę aktu notarialnego.