Jedną z kluczowych kompetencji zarządu w spółce z o.o. jest reprezentowanie spółki w relacjach z kontrahentami, sądami, urzędami itp. Obejmuje to m.in. podpisywanie w imieniu spółki rozmaitych dokumentów, w tym umów, wniosków, pism, oświadczeń. W praktyce wiele osób zakłada, że w przypadku zarządu wieloosobowego wystarczy podpisanie dokumentu zgodnie z obowiązującymi w spółce zasadami reprezentacji. Tymczasem od tej reguły istnieją wyjątki – bez względu na przyjęte zasady reprezentacji niektóre dokumenty spółki z o.o. musi podpisać cały zarząd. W poniższym artykule wyjaśniamy, kiedy wymagane są podpisy wszystkich członków zarządu sp. z o.o.
Podpisywanie dokumentów w przypadku zarządu wieloosobowego – zasada ogólna
Zgodnie z art. 205 § 1 Kodeksu spółek handlowych (KSH), jeśli zarząd spółki z o.o. jest wieloosobowy, sposób reprezentacji określa umowa spółki. Może ona np. przewidywać, że do składania oświadczeń w imieniu spółki upoważniony jest każdy z członków zarządu samodzielnie lub wymagać współdziałania określonej liczby członków zarządu, a nawet wszystkich członków tego organu.
Natomiast jeśli umowa spółki milczy na temat sposobu reprezentacji, zastosowanie znajduje art. 205 § 1 zd. 2 KSH. W myśl tego przepisu do składania oświadczeń w imieniu spółki z o.o. wymagane jest współdziałanie dwóch członków zarządu albo jednego członka zarządu łącznie z prokurentem.
W praktyce oznacza to, że jeśli np. zarząd składa się z czterech osób, a umowa spółki wymaga współdziałania dwóch członków zarządu lub nie określa sposobu reprezentacji, to – co do zasady – wystarczy złożenie podpisów pod dokumentem przez dwóch członków zarządu. Niemniej, jak to zwykle z zasadami bywa, także i od tej istnieją pewne wyjątki.
Kiedy wymagane są podpisy wszystkich członków zarządu sp. z o.o. na dokumencie?
Jak wspomniałam wyżej, wymóg podpisania dokumentu przez wszystkich członków zarządu sp. z o.o. może wynikać z umowy spółki. Dotyczy to w szczególności sytuacji, w której umowa spółki przewiduje, że spółkę reprezentują wszyscy członkowie zarządu. Konieczność uzyskania podpisów de facto całego zarządu wystąpi też w przypadku, gdy zgodnie z umową spółki zarząd składa się od trzech do pięciu członków, w skład zarządu wspólnicy powołali 3 osoby, a wskazany w umowie spółki sposób reprezentacji wymaga współdziałania co najmniej 3 członków zarządu.
Natomiast jeśli umowa spółki nie wymaga wspólnego działania wszystkich członków zarządu, złożenie podpisów przez cały zarząd jest konieczne jedynie wówczas, gdy wynika to wprost z przepisów. Przykładem przepisu przewidującego taki wymóg jest art. 164 § 1 zd. 2 KSH, który dotyczy wniosku o rejestrację spółki. Przepis ten wyraźnie wskazuje, że:
Wniosek o wpis spółki do rejestru podpisują wszyscy członkowie zarządu.
Rejestracja spółki to jednak nie jedyna sytuacja, w której wymagane jest działanie wszystkich członków zarządu. Konieczność złożenia podpisów przez cały zarząd przewiduje jeszcze kilka innych przepisów KSH. Oznacza to, że zawsze trzeba sprawdzić, czy dany dokument muszą podpisać wszyscy członkowie zarządu, czy też wystarczy złożenie podpisów zgodnie z zasadami reprezentacji. Zadanie to jest o tyle utrudnione, że przepisy KSH, które przewidują obowiązek złożenia podpisów przez cały zarząd, są rozproszone.
Dokumenty wymagające podpisów wszystkich członków zarządu sp. z o.o. – przykłady
Poniżej znajduje się lista najważniejszych dokumentów, które zgodnie z KSH wymagają podpisów wszystkich członków zarządu sp. z o.o. W przypadku tych dokumentów umowa spółki nie może wyłączyć ani ograniczyć ustawowego wymogu podpisania ich przez cały zarząd.
1) Wniosek o wpis spółki z o.o. do KRS
Obowiązek podpisania wniosku o rejestrację spółki przez pełny skład zarządu wynika z art. 164 § 1 zd. 2 KSH.
2) Oświadczenie wszystkich członków, że wkłady na kapitał zakładowy zostały wniesione w całości przez wszystkich wspólników
Zgodnie z art. 167 § 1 pkt 2 KSH takie oświadczenie trzeba dołączyć do wniosku o rejestrację spółki w KRS. W przypadku zakładania spółki przez system S24, oświadczenie składa się na formularzu udostępnionym w tym systemie. Każdy członek zarządu powinien podpisać formularz kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo osobistym (art. 167 § 4 pkt 3 KSH).
3) Lista wspólników
Wymóg jej podpisania przez wszystkich członków zarządu i dołączenia do wniosku o rejestrację spółki przewiduje art. 167 § 2 KSH. Jeśli spółka jest rejestrowana przez system S24, listę wspólników trzeba sporządzić na formularzu udostępnionym w tym systemie. Sporządzoną w ten sposób listę wspólników każdy z członków zarządu powinien podpisać kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym. Wynika to z art. 167 § 4 pkt 2 KSH. Takie same zasady dotyczą zaktualizowanej listy wspólników, którą należy złożyć w KRS w przypadku zmiany wspólników (art. 188 § 3 i § 4 KSH).
4) Oświadczenie wszystkich członków zarządu, że wkłady na podwyższony kapitał zakładowy zostały w całości wniesione
Zgodnie z art. 262 § 2 pkt 3 KSH takie oświadczenie dołącza się do zgłoszenia do KRS podwyższenia kapitału zakładowego.
5) Oświadczenie wszystkich członków zarządu o zaspokojeniu lub zabezpieczeniu wierzycieli, którzy zgłosili sprzeciw co do obniżenia kapitału zakładowego
W myśl art. 265 § 2 pkt 3 KSH takie oświadczenie trzeba dołączyć do zgłoszenia do KRS obniżenia kapitału zakładowego.
6) Oświadczenie wszystkich członków zarządu o spełnieniu wszystkich warunków obniżenia kapitału zakładowego w związku z automatycznym umorzeniem udziałów
Jeśli obniżenie kapitału następuje w związku z umorzeniem udziałów, o którym mowa w art. 199 § 4 i § 5 KSH, takie oświadczenie dołącza się do wniosku o wpis w KRS obniżenia kapitału zakładowego (zamiast uchwały wspólników). Zgodnie z art. 265 § 4 KSH oświadczenie powinno mieć formę aktu notarialnego.
7) Wniosek o wpis do KRS przekształcenia spółki
Zgodnie z art. 569 KSH wniosek o wpis przekształcenia do rejestru wnoszą wszyscy członkowie zarządu.
W powyższym zestawieniu pominęłam uchwałę zarządu o powołaniu prokurenta, ponieważ art. 208 § 6 KSH, który stanowi, że powołanie prokurenta wymaga zgody wszystkich członków zarządu, ma charakter dyspozytywny. Oznacza to, że umowa spółki może przewidywać inne rozwiązanie (np. że powołanie prokurenta wymaga zgody większości członków zarządu).
Czy pełnomocnik może podpisać dokument zamiast wszystkich członków zarządu?
W praktyce nie budzi wątpliwości możliwość udzielenia przez zarząd pełnomocnictwa do podpisania wniosku o rejestrację spółki adwokatowi lub radcy prawnemu. Należy jednak pamiętać, że takie pełnomocnictwo powinno być podpisane przez wszystkich członków zarządu. Ta sama zasada dotyczy też np. pełnomocnictwa procesowego do złożenia wniosku o wpis w KRS przekształcenia w spółkę z o.o.
Inaczej natomiast wygląda kwestia dopuszczalności podpisania przez pełnomocnika dokumentu takiego jak oświadczenie o wniesieniu wkładów na kapitał zakładowy. Moim zdaniem pełnomocnik nie może wyręczyć zarządu w podpisaniu takiego oświadczenia. Tego rodzaju oświadczenie jest tzw. oświadczeniem wiedzy. Powinno być ono własnoręcznie podpisane przez wszystkich członków zarządu, ponieważ to oni posiadają wiedzę na temat tego, czy wkłady na kapitał zakładowy zostały rzeczywiście wniesione w całości przez wszystkich wspólników.
Konsekwencje braku podpisów wszystkich członków zarządu
Brak kompletu podpisów na dokumencie, który zgodnie z KSH wymaga podpisów wszystkich członków zarządu, utrudni sprawne przeprowadzenie postępowania rejestrowego. W razie złożenia do KRS takiego nieprawidłowo podpisanego dokumentu można spodziewać się, że sąd rejestrowy wezwie do usunięcia braków w wyznaczonym terminie poprzez przedłożenie dokumentu z podpisami całego zarządu. Niewykonanie tego wezwania może zaś skutkować zwrotem wniosku. W rezultacie oznacza to wydłużenie całego postępowania, a w niektórych sytuacjach może utrudnić skuteczne dokonanie zamierzonej czynności.
Artykuł 19 KSH – wymóg złożenia podpisów przez cały zarząd to wyjątek
Choć Kodeks spółek handlowych wskazuje szereg sytuacji, w których pełny skład zarządu musi złożyć podpisy na dokumentach, to jednak należy pamiętać, że taki wymóg jest wyjątkiem, a nie regułą. Potwierdza to art. 19 KSH.
Złożenie podpisów przez wszystkich członków zarządu pod dokumentem wystawionym przez spółkę jest wymagane tylko w przypadku, gdy ustawa tak stanowi.
Odstępstwo od zasady składania podpisów zgodnie z przyjętym sposobem reprezentacji dotyczy wyłącznie sytuacji, gdy przepis ustawy wyraźnie wymaga działania całego zarządu. Jeśli takiego przepisu nie ma, wystarczy podpisanie dokumentu zgodnie ze sposobem reprezentacji obowiązującym w danej spółce.
Przykład: Wniosek o wpisanie w KRS podwyższenia kapitału zakładowego można podpisać zgodnie z zasadami reprezentacji. Żaden przepis KSH nie wymaga bowiem, aby taki wniosek był podpisany przez cały zarząd. Z kolei dołączone do tego wniosku oświadczenie, że wkłady na podwyższony kapitał zakładowy zostały w całości wniesione, muszą podpisać wszyscy członkowie zarządu. Wymóg taki wynika z art. 262 § 2 pkt 3 KSH.
Podsumowanie
Niektóre dokumenty spółki z o.o. wymagają podpisów wszystkich członków zarządu – niezależnie od zasad reprezentacji przewidzianych w umowie spółki. Przed podpisaniem dokumentu należy zawsze sprawdzić, czy działanie zgodnie z umową spółki będzie w danym przypadku wystarczające. W razie wątpliwości warto zasięgnąć profesjonalnej porady prawnej, co pozwoli uniknąć błędów, a także komplikacji w postępowaniu rejestrowym.
Nasza kancelaria prawna wspiera zarządy spółek w prawidłowym przygotowaniu dokumentacji korporacyjnej, dbając o pełną zgodność z obowiązującymi przepisami. Jeśli potrzebują Państwo pomocy prawnej, zapraszamy do kontaktu.
Partner w Szymała Zaremba Kancelaria Adwokatów i Radców Prawnych Sp. p. Wpisana na listę radców prawnych prowadzoną przez Okręgową Izbę Radców Prawnych we Wrocławiu. Posiada także uprawnienia doradcy podatkowego. Specjalizacje: prawo spółek i M&A, prawo kontraktów, prawo podatkowe. Zajmuje się również prowadzeniem mediacji w sporach między przedsiębiorcami.
✉ mz@szymalazaremba.pl