w kategorii Spółki handlowe

Przekształcenie spółki cywilnej w spółkę z o.o.Przekształcenie spółki cywilnej w spółkę z o.o. to decyzja, z którą na pewnym etapie rozwoju firmy mierzy się wielu przedsiębiorców. Jest rzeczą zrozumiałą, że podjęcie tej decyzji nie zawsze jest łatwe. Pojawiają się wątpliwości: po co zmieniać coś, co dotąd się sprawdzało? Niejednokrotnie też wspólnicy mają obawy związane zarówno z samym procesem przekształcenia, jak i skutkami zmiany formy prawnej dla funkcjonowania firmy. Czy rzeczywiście te obawy są uzasadnione? Czy transformacja spółki cywilnej w sp. z o.o. to skomplikowany i czasochłonny proces? Mamy nadzieję, że poniższy artykuł rozwieje te wątpliwości.

Kilka słów o tym, dlaczego warto przekształcić spółkę cywilną w spółkę z o.o.

Zacznijmy od odpowiedzi na pytanie: po co w ogóle zmieniać formę prawną ze spółki cywilnej na spółkę z o.o.? Co można dzięki temu zyskać?

Zabezpieczenie prywatnego majątku

Pierwsza korzyść to lepsze zabezpieczenie prywatnego majątku wspólników. Transformacja spółki cywilnej w spółkę z o.o. oznacza bowiem fundamentalną zmianę zasad odpowiedzialności za firmowe długi. Jak wiadomo, za zobowiązania wynikające z działalności spółki cywilnej wszyscy wspólnicy ponoszą solidarną odpowiedzialność całym swoim majątkiem. Odpowiedzialność ta rozciąga się przy tym nie tylko na wspólny majątek wspólników („majątek spółki”), ale też na ich majątki prywatne. Innymi słowy, wierzyciel spółki cywilnej może łatwo sięgnąć do prywatnego majątku wspólnika.

Natomiast zupełnie inaczej wygląda kwestia odpowiedzialności w przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Taka spółka jest odrębnym od wspólników podmiotem prawa (ma osobowość prawną) i za zaciągnięte zobowiązania odpowiada samodzielnie własnym majątkiem. Z kolei wspólnicy spółki z o.o. zasadniczo nie odpowiadają za jej zobowiązania, ale ryzykują jedynie wniesionymi do spółki wkładami.

Warto jednak wiedzieć, że od zasady braku odpowiedzialności wspólnika sp. z o.o. istnieją pewne wyjątki. Jeden z nich dotyczy sytuacji, gdy wspólnik jest zarazem członkiem zarządu. W takim przypadku odpowiedzialność wspólnika-członka zarządu powstanie dopiero wtedy, gdy egzekucja wobec spółki okaże się bezskuteczna, a członek zarządu nie złożył na czas wniosku o upadłość spółki lub nie wdrożono procedury restrukturyzacyjnej.

Zaznaczyć też trzeba, że przekształcenie w spółkę z o.o. nie będzie sposobem „ucieczki” przed odpowiedzialnością za istniejące długi spółki cywilnej. Kodeks spółek handlowych przewiduje bowiem, że przez 3 lata od dnia przekształcenia wspólnicy spółki cywilnej odpowiadają na dotychczasowych zasadach za zobowiązania powstałe przed przekształceniem solidarnie z przekształconą spółką z o.o.

Większa wiarygodność w oczach kontrahentów

Kolejna zaleta transformacji w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością to wzrost wiarygodności w kontaktach z klientami, dostawcami i partnerami handlowymi. Nie chodzi tylko o większy prestiż spółki z o.o., ale również o to, że jej kontrahenci mają dostęp do szerszego zakresu informacji o spółce (w tym danych finansowych) niż w przypadku spółki cywilnej.

Wprawdzie partnerzy biznesowi spółki cywilnej są w stanie sprawdzić jej status w wykazie podatników VAT, ale poza tym mają dość ograniczone możliwości „prześwietlenia” takiej spółki. W zasadzie zweryfikować mogą jedynie podstawowe informacje o spółce zamieszczone w CEIDG i bazie REGON.

Inaczej jest w przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Poza wykazem podatników VAT, kontrahenci – w celu sprawdzenia danych spółki – mają do dyspozycji następujące rejestry dostępne on-line:

1) wyszukiwarkę KRS – za jej pomocą można wyszukać podmiot wpisany do Krajowego Rejestru Sądowego i bezpłatnie pobrać informację odpowiadającą odpisowi aktualnego lub pełnemu z danymi podmiotu;

2) repozytorium akt rejestrowych – umożliwia przeglądanie elektronicznych akt rejestrowych podmiotu wpisanego do rejestru przedsiębiorców KRS;

3) przeglądarkę dokumentów finansowych – daje dostęp do dokumentów finansowych podmiotów wpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS, w szczególności umożliwia bezpłatne pobranie sprawozdania finansowego;

4) Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych – zapewnia nieodpłatny dostęp do informacji o beneficjentach rzeczywistych m.in. spółek handlowych (w tym spółek z o.o.).

Jak widać, możliwości sprawdzenia sytuacji spółki z o.o. są o wiele większe w przypadku spółki cywilnej. W szczególności kontrahenci mogą bez problemu przejrzeć sprawozdania finansowe sp. z o.o. – oczywiście pod warunkiem, że dana spółka wywiązuje się z obowiązku ich składania do Repozytorium Dokumentów Finansowych (na marginesie dodać trzeba, że niewywiązywanie się z tego obowiązku nie jest obojętne dla oceny wiarygodności takiej spółki).

Przygotowanie do pozyskania inwestora lub sprzedaży firmy

Często przekształcenie spółki cywilnej w z o.o. jest elementem przygotowania firmy do pozyskania inwestora, który zapewni kapitał na dalszy rozwój. Specyfika spółki cywilnej (w szczególności rozciągnięcie odpowiedzialności na majątek prywatny wspólnika oraz brak możliwości obrotu „udziałem” w takiej spółce) sprawia, że nie stanowi ona „łakomego kąska” dla potencjalnych inwestorów.

Natomiast zdecydowanie lepiej w oczach inwestorów wypada spółka z ograniczoną odpowiedzialnością. Nie tylko zapewnia ona ograniczenie osobistej odpowiedzialności wspólników, ale też – ze względu na dość dużą swobodę kształtowania stosunków majątkowych i organizacyjnych oraz składu osobowego – umożliwia wejście inwestora do spółki, ustalenie odpowiednich zasad  współpracy pomiędzy wspólnikami i uczestniczenia w zyskach spółki oraz wyjścia z inwestycji.

Transformacja spółki cywilnej w spółkę z o.o. może też stanowić element przygotowania do zbycia firmy. Jak wspomniałam wcześniej, nie jest możliwe zbycie (sprzedaż, darowizna) „udziału” w spółce cywilnej. Dlatego „sprzedaż spółki cywilnej” przeprowadza się zazwyczaj albo jako transakcję zbycia przedsiębiorstwa spółki, albo dokonuje się przekształcenia właśnie w spółkę z o.o., a następnie sprzedaje się udziały w tej spółce.

Ułatwienie sukcesji

Kolejną korzyścią, jaką może dać przekształcenie spółki cywilnej w spółkę z o.o., jest ułatwienie procesu sukcesji. W przypadku spółki cywilnej przeprowadzenie zmiany pokoleniowej bywa trudne. Wynika to ze specyfiki spółki cywilnej, która nie jest w istocie spółką (podmiotem prawa), lecz umową między wspólnikami. To wspólnicy są stroną umów zawartych z kontrahentami i adresatami decyzji administracyjnych (zezwoleń, koncesji itp.). Śmierć wspólnika spółki cywilnej może więc spowodować spore perturbacje w działalności firmy.

Inaczej wygląda sytuacja w przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Jako że stroną umów i adresatem decyzji administracyjnych jest sama spółka, może ona kontynuować działalność pomimo śmierci wspólnika. Ponadto spółka z o.o. oferuje też instrumenty pozwalające na optymalne uregulowanie kwestii sukcesyjnych ze względu na zbywalność udziałów oraz stosunkowo duże możliwości kształtowania stosunków wewnętrznych.

Zmniejszenie obciążeń fiskalnych

Wreszcie zmiana formy prawnej ze spółki cywilnej na sp. z o.o. może być również szansą na obniżenie obciążeń podatkowo-składkowych.

Po pierwsze, w przypadku spółki z o.o. w grę wchodzi możliwość wybrania opodatkowania ryczałtem od dochodów spółek, czyli CIT-em estońskim. W tym modelu, co do zasady, podatku dochodowego nie płaci się do momentu wypłaty przez spółkę zysku na rzecz wspólników. Natomiast w przypadku transferu zysków efektywne obciążenie podatkowe (CIT + PIT) będzie niższe niż w modelu klasycznym. Jest to zatem bardzo korzystna forma opodatkowania (niedostępna w przypadku spółki cywilnej).

Po drugie, wspólnicy spółki z o.o. (ani sama spółka) nie płacą daniny solidarnościowej. Obowiązek zapłaty daniny solidarnościowej ciąży natomiast na wspólnikach spółki cywilnej (osobach fizycznych) – o ile ich dochody przekraczają 1 mln zł.

Po trzecie, w przeciwieństwie do wspólników spółek cywilnych, udziałowcy spółek z o.o. nie podlegają obowiązkowi opłacania składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne. Wyjątek dotyczy wspólnika jednoosobowej spółki z o.o., który w zakresie obowiązkowych ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego traktowany jest jak osoba prowadząca działalność gospodarczą.

Obowiązki związane z prowadzeniem spółki z o.o.

Transformacja w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością niesie za sobą jednak nie tylko zalety, ale też nowe obowiązki. Innymi słowny, przyszedł czas na łyżkę dziegciu, czyli przedstawienie dodatkowych obowiązków, które związane są z prowadzeniem spółki z o.o.

Pełna księgowość, czyli obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych

W przypadku spółki cywilnej, w której uczestniczą jedynie osoby fizyczne, wymóg prowadzenia ksiąg rachunkowych pojawia się dopiero gdy przychody netto wynoszą co najmniej 2 mln euro. Inaczej jest w przypadku spółki z o.o. – tu prowadzenie ksiąg rachunkowych jest konieczne bez względu na wielkość przychodów. Jeśli zatem przed przekształceniem spółka cywilna nie prowadziła ksiąg rachunkowych, to trzeba liczyć się z tym, że po zmianie formy na spółkę z o.o. dojdą dodatkowe wydatki na księgowość.

Sprawozdanie finansowe, zwyczajne zgromadzenie wspólników i RDF

Z obowiązkiem prowadzenia ksiąg rachunkowych związany jest też obowiązek corocznego sporządzenia sprawozdania finansowego wraz ze sprawozdaniem z działalności spółki. W celu zatwierdzenia tych sprawozdań trzeba odbyć zwyczajne zgromadzenie wspólników (ZZW). Porządek obrad ZZW powinien też obejmować podjęcie uchwał o podziale zysku/pokryciu straty i udzieleniu absolutorium członkom zarządu spółki. Następnie dokumenty finansowe powinny zostać złożone do Repozytorium Dokumentów Finansowych. Zgłoszenia dokonuje się bezpłatnie drogą elektroniczną.

Zmiana umowy spółki u notariusza

Jeśli po rejestracji przekształconej spółki z o.o. powstanie potrzeba zmiany umowy spółki (np. w związku ze zmianą siedziby spółki), trzeba liczyć się z koniecznością wizyty u notariusza. To zaś oznacza dodatkowe wydatki (zazwyczaj nie przekraczają one kilkuset złotych).

Zgłaszanie zmian za pośrednictwem Portalu Rejestrów Sądowych

Wszelkie zmiany danych spółki z o.o. wpisanych w rejestrze przedsiębiorców KRS zgłasza się za pośrednictwem Portalu Rejestrów Sądowych. Dotyczy to np. zmian w składzie zarządu czy podwyższenia kapitału zakładowego spółki.

Obowiązek zgłoszenia zmiany ciąży na zarządzie spółki. Nic nie stoi jednak na przeszkodzie, aby zarząd udzielił odpowiedniego pełnomocnictwa radcy prawnemu lub adwokatowi.

Od wniosku o wpisanie zmiany danych spółki w KRS pobierana jest opłata w wysokości 350 zł. Co do zasady, termin na złożenie wniosku wynosi 7 dni.

Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych

W przypadku spółki z o.o. istnieje obowiązek zgłaszania do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych (CRBR) informacji o beneficjentach rzeczywistych. Beneficjentem rzeczywistym spółki z o.o. jest w szczególności jej wspólnik będący osobą fizyczną, posiadający więcej niż 25% udziałów w spółce.

Zgłoszenia do CRBR (w tym aktualizacji) dokonuje się bezpłatnie drogą elektroniczną. Termin na dokonanie zgłoszenia wynosi 14 dni (do biegu terminu nie wlicza się sobót i dni ustawowo wolnych od pracy).

Sposoby przejścia ze spółki cywilnej na spółkę z o.o.

Istnieje kilka sposobów przejścia z działalności w formie spółki cywilnej na spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością:

1) przekształcenie spółki cywilnej w spółkę z o.o. przeprowadzone zgodnie z przepisami Kodeksu spółek handlowych (tzw. przekształcenie w trybie kodeksowym),

2) wniesienie przedsiębiorstwa lub zorganizowanej części przedsiębiorstwa spółki cywilnej jako wkładu niepieniężnego (aportu) do nowo założonej spółki z o.o.,

3) założenie nowej spółki z o.o. i stopniowe przejmowanie przez nią działalności spółki cywilnej.

Różnice między tymi rozwiązaniami nie dotyczą jedynie „prawniczych technikaliów”, ale mają istotny wymiar praktyczny. Poszczególne scenariusze różnią się bowiem zarówno pod względem kosztów i czasu potrzebnego na ich wdrożenie, jak i skutków w zakresie ciągłości zawartych umów, posiadanych koncesji, licencji, zezwoleń itp. Dlatego też wybór scenariusza, który będzie optymalny dla danej firmy, wymaga zawsze dokładnej analizy.

Jednocześnie zaznaczyć trzeba, że przekształceniem spółki w sensie ścisłym jest jedynie pierwsze z wymienionych wyżej rozwiązań. W dalszej części skupimy się właśnie na tym scenariuszu.

Przekształcenie spółki cywilnej w spółkę z o.o. w trybie kodeksowym

Przede wszystkim warto wiedzieć, że przekształcenie kodeksowe ma dwa warianty – standardowy i uproszczony. Zazwyczaj w przypadku spółek cywilnych istnieje możliwość przeprowadzenia uproszczonej procedury przekształcenia, która jest szybsza i tańsza.

Uproszczone przekształcenie spółki cywilnej w z o.o. krok po kroku

Jedynym warunkiem skorzystania z procedury uproszczonej jest to, aby w przekształcanej spółce cywilnej wszyscy wspólnicy prowadzili sprawy spółki. Z naszego doświadczenia wynika, że w większości spółek cywilnych funkcjonuje właśnie takie rozwiązanie. Natomiast jeśli umowa danej spółki wyłącza niektórych wspólników od prowadzenia spraw spółki, to trzeba wcześniej odpowiednio zmienić tę umowę.

W celu przekształcenia spółki cywilnej w z o.o. w ramach procedury uproszczonej trzeba wykonać następujące kroki:

1) sporządzić sprawozdanie finansowe dla celów przekształcenia,

2) przygotować projekt uchwały przekształceniowej oraz projekt umowy spółki z o. o.,

3) podjąć uchwałę o przekształceniu,

4) zarejestrować przekształcenie w KRS.

Po zarejestrowaniu przekształcenia w KRS należy też pamiętać o zamieszczeniu ogłoszenia w Monitorze Sądowym i Gospodarczym (MSiG). Ponadto dotychczasowi wspólnicy spółki cywilnej powinni złożyć wnioski o wykreślenie z CEIDG (chyba że prowadzą jeszcze inną działalność gospodarczą – w takim przypadku trzeba złożyć wniosek o odpowiednią zmianę danych w CEIDG).

Co istotne, uchwała o przekształceniu musi być podjęta w obecności notariusza i za przekształceniem w spółkę z o.o. muszą opowiedzieć się wszyscy wspólnicy. Jeśli wspólnicy nie osiągną w tej sprawie jednomyślności, przekształcenie nie dojdzie do skutku.

Standardowa procedura przekształcenia

Jeśli nie ma możliwości zastosowania procedury uproszczonej, trzeba liczyć się z większą liczbą formalności. Standardowa (pełna) procedura przekształcenia spółki obejmuje bowiem dodatkowo następujące czynności:

1) sporządzenie plan przekształcenia,

2) konieczność dwukrotnego zawiadomienia wspólników o zamiarze przekształcenia,

3) udostępnienie wspólnikom dokumentów związanych z przekształceniem,

4) przedstawianie wspólnikom istotnych elementów planu przekształcenia przed podjęciem uchwały o przekształceniu.

Jak długo trwa przekształcenie spółki cywilnej w spółkę z o.o.?

Czas trwania procesu przekształcenia zależy od kilku czynników. Po pierwsze – od tego, czy przekształcenie następuje w ramach procedury standardowej, czy uproszczonej. Jak łatwo się domyśleć, transformację spółki można sfinalizować szybciej w trybie uproszczonym niż w trybie standardowym. W przypadku procedury standardowej dochodzi bowiem m.in. konieczność dwukrotnego zawiadomienia wspólników o zamiarze przekształcenia. Zgodnie z przepisami takie zawiadomienia muszą być dokonane w określonych ramach czasowych (pierwsze zawiadomienie – nie później niż na miesiąc przez planowanym dniem powzięcia uchwały o przekształceniu, drugie – w odstępie nie krótszym niż dwa tygodnie od daty pierwszego zawiadomienia).

Po drugie, istotny wpływ czas trwania procesu transformacji ma to, jak sprawnie działają poszczególne osoby/podmioty zaangażowane w ten proces. Dotyczy to w szczególności księgowej, która sporządza sprawozdanie finansowe dla celów przekształcenia, prawników (radca prawny, adwokat) odpowiadających za przygotowanie dokumentacji formalnoprawnej, jak i samych wspólników.

Ponadto niebagatelne znaczenie ma czas rozpatrywania wniosku przez sąd rejestrowy (KRS). Wprawdzie zgodnie z przepisami rejestracja przekształconej spółki powinna nastąpić w ciągu 7 dni od dnia złożenia wniosku, ale w praktyce zdarza się, że trwa to dłużej. W szczególności jeśli wniosek wpłynie do sądu w sezonie urlopowym albo sąd jest bardzo obłożony pracą, czas rejestracji może wynosić ok. miesiąca. Co więcej, może on ulec wydłużeniu w przypadku wniosku dotkniętego błędami lub brakami. Żeby tego uniknąć, warto skorzystać ze wsparcia kancelarii prawnej specjalizującej się w przekształceniach spółek. Profesjonalny prawnik (radca prawny, adwokat) zadba o prawidłowe przygotowanie wszystkich dokumentów, dzięki czemu proces rejestracji przebiegnie bez komplikacji.

Z naszego doświadczenia wynika, że zazwyczaj przekształcenie spółki cywilnej w spółkę z o.o. trwa od 1 miesiąca do 4 miesięcy. Finalizacja procesu przekształcenia następuje z chwilą wpisania do KRS przekształconej spółki z o.o. (tj. dzień przekształcenia).

Ile kosztuje przekształcenie spółki cywilnej w spółkę z o.o.?

Oczywiście istotnym aspektem związanym z przekształceniem są koszty. Z jakimi wydatkami trzeba się liczyć planując zmianę formy prawnej?

Na koszty przekształcenia spółki cywilnej w spółkę z o.o. składają się w szczególności:

1) wynagrodzenie księgowej (biura rachunkowego) za sporządzenie sprawozdania finansowego dla celów przekształcenia,

2) opłaty notarialne,

3) podatek od czynności cywilnoprawnych (PCC) w stawce 0,5%, jeżeli kapitał zakładowy spółki z o.o. będzie przewyższał wartość wkładów wniesionych wcześniej do spółki cywilnej,

4) opłaty: sądowa, skarbowa (w przypadku, gdy wniosek do KRS składany jest przez pełnomocnika – adwokata lub radcę prawnego) oraz za ogłoszenia w MSiG,

5) wynagrodzenie za doradztwo prawne przy przekształcaniu spółki.

Zapewne dobrą informacją będzie to, że obecnie nie ma wymogu, aby w procesie przekształcenia spółki cywilnej w sp. z o.o. uczestniczył biegły rewident. Dzięki temu koszty procedury przekształceniowej są niższe, a cały proces można przeprowadzić sprawniej i szybciej.

Skutki przekształcenia spółki cywilnej w sp. z o.o.

Niewątpliwą zaletą przekształcenia spółki w trybie kodeksowym jest to, że przekształcona spółka z o.o. będzie mogła płynnie kontynuować dotychczasową działalność prowadzoną przez spółkę cywilną. Dzięki działaniu zasady kontynuacji spółce docelowej będą automatycznie przysługiwały wszystkie prawa i obowiązki spółki sprzed przekształceniaOznacza to w szczególności, że:

1) w mocy pozostaną umowy handlowe zawarte z dostawcami i klientami, a także stosunki pracy i umowy łączące spółkę ze współpracownikami,

2) spółka zachowa posiadane zezwolenia i koncesje (chyba że ustawa lub decyzja o udzieleniu danego zezwolenia/koncesji stanowi inaczej),

3) nie zmienią się numery NIP i REGON,

4) z dniem zarejestrowania przekształcenia w KRS wszyscy wspólnicy spółki cywilnej staną się udziałowcami spółki z o.o.

Podsumowanie

Jak widać, przekształcenie spółki cywilnej w spółkę z o.o. może być rozwiązaniem bardzo korzystnym. Ograniczenie ryzyka związanego z prowadzoną działalnością, optymalizacja podatkowa, zwiększenie szans na pozyskanie inwestora zewnętrznego czy ułatwienie sukcesji – to tylko niektóre z zalet takiej reorganizacji.

Jednocześnie – tak, jak w przypadku każdej poważnej decyzji biznesowej – decyzja o przekształceniu spółki powinna być przemyślana i poprzedzona staranną analizą. Równie ważne jest odpowiednie zaplanowanie i sprawne przeprowadzenie całej procedury przekształceniowej. W tym zakresie warto skorzystać z pomocy wyspecjalizowanej kancelarii prawnej.

Kancelaria Szymała Zaremba ma bogate doświadczenie w procesach przekształcania spółek. Pracowaliśmy zarówno dla dużych spółek z udziałem kapitału zagranicznego, jak i lokalnych firm rodzinnych. Dzięki zdobytemu doświadczeniu możemy zaoferować Państwu kompleksowe doradztwo prawne i podatkowe w całym obszarze związanym z reorganizacją firmy. Zapraszamy do kontaktu z nami.

Radca prawny. Partner w Szymała Zaremba Kancelaria Adwokatów i Radców Prawnych Sp. p. Wpisana na listę radców prawnych prowadzoną przez Okręgową Izbę Radców Prawnych we Wrocławiu. Zajmuje się w szczególności prawną obsługą spółek oraz sporządza i opiniuje umowy handlowe.
+48 608 854 279
mz@szymalazaremba.pl
blank