Zmiana zarządu w spółce z o.o. może być skutkiem różnych zdarzeń. Bardzo często inicjatorami zmian w składzie zarządu są wspólnicy. Ale bywa też tak, że skład zarządu zmienia się z przyczyn losowych. Jak od strony formalnej wygląda zmiana zarządu w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością? Od kiedy jest skuteczna? O czym warto pamiętać powołując do zarządu nową osobę? Między innymi na te pytania odpowiadamy w poniższym artykule.
Uchwała o zmianie zarządu w spółce z o.o. – wymogi formalne
Najczęściej zmiana zarządu w spółce z o.o. następuje na podstawie uchwały wspólników. Jeśli spółka została założona przez system S24, uchwałę w tej sprawie można podjąć przy wykorzystaniu wzorca dostępnego w tym systemie.
Z kolei w przypadku spółki założonej przy udziale notariusza, wystarczające będzie zamieszczenie uchwały o zmianie zarządu w pisemnym protokole (nie ma konieczności, aby protokół miał formę aktu notarialnego). Warto przy tym pamiętać, że:
1) uchwała o zmianie zarządu może zapaść na zwyczajnym albo na nadzwyczajnym zgromadzeniu wspólników,
2) głosowanie nad uchwałą powinno mieć charakter tajny,
3) co do zasady, w celu podjęcia uchwały wymagana jest bezwzględną większością głosów – zawsze jednak trzeba upewnić się, czy umowa spółki nie reguluje tej kwestii w inny sposób.
Umowa spółki z ograniczoną odpowiedzialnością może na przykład ustanawiać surowsze warunki podejmowania przez wspólników uchwał w sprawach osobowych. Ale może też w ogóle modyfikować zasady powoływania i odwoływania członków zarządu. Przykładowo na podstawie umowy spółki kompetencja do powoływania i odwoływania może przysługiwać radzie nadzorczej, określonemu wspólnikowi, a nawet osobie trzeciej. Dlatego ważne jest dokładne przeczytanie tekstu umowy spółki. W razie zaś jakichkolwiek wątpliwości warto zasięgnąć porady prawnika – radcy prawnego lub adwokata.
Odwołanie członka zarządu spółki z o.o. uchwałą wspólników
Zasadniczo uchwała wspólników o odwołaniu członka zarządu może być podjęta w każdym czasie. A więc nawet jeśli członka zarządu powołano na określoną kadencję (np. 3 lata), można go odwołać przed jej upływem. Przy czym – znowu – ważne jest, aby sprawdzić, czy umowa spółki nie zawiera innych postanowień. Chodzi np. o postanowienia przewidujące określone „okresy ochronne” dla członków zarządu lub ograniczające możliwość odwołania do ważnych powodów.
Trzeba też pamiętać, że członek zarządu odwołany pełnionej funkcji w trybie natychmiastowym nie traci roszczeń związanych z jej pełnieniem. Dotyczy to np. roszczeń, które mogą wynikać z tytułu umowy o pracę, umowy o świadczenie usług lub kontraktu menedżerskiego. W praktyce zawieranie tego rodzaju umów z członkami zarządu jest dość powszechne.
Zmiana składu zarządu w wyniku rezygnacji członka zarządu
Niejednokrotnie zmiana w składzie zarządu spółki z o.o. jest też efektem decyzji samego członka zarządu. Członek zarządu może bowiem w każdej chwili zrezygnować z pełnionej funkcji bez podawania przyczyny. Taka rezygnacja – z prawnego punktu widzenia – stanowi jednostronną czynność prawną. Wywołuje ona skutki bez potrzeby jej zatwierdzania przez wspólników.
Inne przyczyny wygaśnięcia mandatu członka zarządu
Poza odwołaniem przez wspólników lub złożeniem rezygnacji przez samego zainteresowanego, przyczyną wygaśnięcia mandatu członka zarządu może być m.in. także:
1) śmierć albo częściowe lub całkowite ubezwłasnowolnienie członka zarządu,
2) prawomocne skazanie wyrokiem sądu za któreś z przestępstw wskazanych w art. 18 § 2 Kodeksu spółek handlowych (np. za kradzież lub fałszerstwo),
3) upływ okresu pełnienia funkcji, na jaki dana osoba została powołana.
Co do zasady, mandat członka zarządu wygasa z dniem odbycia zgromadzenia wspólników zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za pierwszy pełny rok obrotowy pełnienia przez niego funkcji. Jeśli członek zarządu został powołany na okres dłuższy niż rok, jego mandat wygasa z dniem odbycia zgromadzenia wspólników zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za ostatni pełny rok obrotowy pełnienia funkcji członka zarządu. W umowie spółki z o.o. wspólnicy mogą jednak przyjąć inne rozwiązania.
Uprawnienia i obowiązki byłego członka zarządu spółki z o.o.
Były członek zarządu ma prawo, a jednocześnie obowiązek rozliczenia się ze swojej działalności. Dotyczy to:
1) złożenia przez byłego członka zarządu wyjaśnień w toku sporządzania sprawozdania finansowego spółki oraz sprawozdania zarządu z działalności – za okres pełnienia przez niego funkcji w zarządzie,
2) udziału w zgromadzeniu wspólników zatwierdzającym wspomniane wyżej sprawozdania.
Możliwe jest jednak zwolnienie byłego członka zarządu z tych obowiązków na mocy uchwały zgromadzenia wspólników.
Powołanie nowego członka zarządu w spółce z o.o.
Odwołanie członka zarządu lub wygaśnięcie jego mandatu z innych przyczyn może skutkować koniecznością powołania do zarządu nowej osoby. To, czy w konkretnym przypadku taka konieczność powstanie, zależy od postanowień umowy spółki. Przykładowo jeśli w umowie spółki liczebność zarządu ustalono w sposób sztywny (np. zarząd 3-osobowy), wakat w zarządzie trzeba obsadzić. Podobnie będzie w przypadku, gdy umowa spółki określa liczebność zarządu w sposób widełkowy (np. od 2 do 4 członków) albo ustanawia reprezentację łączną wymagającą współdziałania 2 członków zarządu. W takiej sytuacji – jeśli do tej pory zarząd składał się z 2 osób, a w wyniku odwołania w zarządzie miałaby pozostać tylko jedna osoba – konieczne będzie uzupełnienie składu zarządu.
Prawidłowe obsadzenie zarządu spółki z o.o. ma fundamentalne znaczenie dla możliwości reprezentowania spółki i prowadzenia jej spraw. Dlatego w przypadku wątpliwości, czy zarząd jest prawidłowo obsadzony, warto skonsultować tę kwestię z prawnikiem.
Kto może być członkiem zarządu w spółce z o.o.?
Kolejna ważna kwestia to, kto może być powołany do zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Czy kandydat na członka zarządu musi spełniać jakieś wymagania?
Po pierwsze, do zarządu spółki powołać można tylko osobę fizyczną, która ma pełną zdolność do czynności prawnych. A zatem członkiem zarządu nie może być np. inna spółka lub osoba małoletnia.
Po drugie, kandydat na członka zarządu nie może być skazany prawomocnym wyrokiem za przestępstwa określone w art. 587-5872, art. 590 i art. 591 Kodeksu spółek handlowych oraz w art. 228-231 i rozdziałach XXXIII-XXXVII Kodeksu karnego. Są to np. przestępstwa łapownictwa, fałszerstwa, kradzieży. Przy czym wspomniany zakaz ma charakter czasowy. Ustaje on z upływem piątego roku od uprawomocnienia się wyroku skazującego albo w przypadku zatarcia skazania (jeżeli nastąpiło ono wcześniej). Ponadto osoba skazana – na swój wniosek – może zostać zwolniona z tego zakazu przez sąd (o ile nie popełniła przestępstwa umyślnie).
Przepisy nie formułują natomiast żadnych wymogów co do kwalifikacji (wykształcenia, doświadczenia) członka zarządu spółki z o.o. Dopuszczają przy tym możliwość powołania do pełnienia tej funkcji zarówno osoby z grona wspólników, jak i osoby niezwiązanej ze spółką.
Warto jednak pamiętać, że szczególne wymogi dla kandydatów do zarządu może wprowadzać umowa spółki lub uchwała wspólników. Dlatego trzeba dokładnie przeanalizować treść wewnętrznych regulacji obowiązujących w spółce.
Zgłoszenie do KRS zmiany zarządu w spółce z o.o.
Zmiana zarządu w spółce z o.o. wymaga zgłoszenia do sądu rejestrowego (KRS). Wniosek o ujawnienie zmiany w KRS trzeba złożyć w terminie 7 dni od dnia wystąpienia zdarzenia, z którego zmiana wynikła. Termin ten biegnie zatem np. od dnia rezygnacji lub śmierci członka zarządu, podjęcia uchwały o zmianach w składzie zarządu itp.
Jeżeli spółka została założona przez system S24, wniosek do KRS można wysłać za pośrednictwem tego systemu. Natomiast w przypadku spółek założonych tradycyjnie zmiana członka zarządu powinna być zgłoszona za pośrednictwem Portalu Rejestru Sądowych (PRS). Do wniosku należy dołączyć m.in. uchwałę wspólników o powołaniu lub odwołaniu członków zarządu albo inny dokument potwierdzający zmiany w zarządzie. Nie ma żadnych przeszkód, aby w imieniu spółki wniosek do KRS wysłał pełnomocnik (radca prawny, adwokat). Prawnik zadba wówczas o wszystkie formalności związane z przygotowaniem wniosku i wysłaniem go do sądu wraz z wymaganymi załącznikami.
Wniosek o wpisanie w KRS zmiany w składzie zarządu spółki z o.o. podlega opłacie w kwocie:
1) 300 zł – jeśli wniosek wysyłany jest przez portal S24,
2) 350 zł – w przypadku składania wniosku przez PRS.
W przypadku gdy wniosek wysyła pełnomocnik, trzeba też doliczyć opłatę skarbową (17 zł).
Jako kancelaria oferujemy kompleksową obsługę prawną spółek z o.o. Nasi prawnicy sporządzają uchwały, protokoły zgromadzeń wspólników i pozostałe wymagane dokumenty oraz zgłaszają do KRS zmiany w składzie zarządu. Jeśli potrzebują Państwo pomocy prawnika specjalizującego się w prawie spółek, zapraszamy do kontaktu.
Od kiedy zmiana zarządu w spółce z o.o. jest skuteczna?
Zmiana w składzie zarządu spółki z o.o. jest skuteczna niezależnie od jej wpisania w KRS. Przykładowo jeśli zmiana zarządu nastąpi na mocy uchwały zgromadzenia wspólników, to będzie skuteczna od dnia podjęcia tej uchwały. Ewentualnie w uchwale wspólnicy mogą wskazać przyszłą datę, w której uchwała wywoła skutki prawne. Natomiast sam wpis w KRS ma w tym przypadku jedynie charakter deklaratoryjny, tzn. tylko potwierdza dokonaną zmianę.
Co grozi za niezgłoszenie zmiany zarządu do KRS?
Deklaratoryjny charakter wpisu w żadnym razie nie zwalnia jednak z konieczności zgłoszenia zmiany do KRS. Zaniedbanie obowiązku zgłoszenia do KRS zmian w składzie zarządu spółki może skutkować wszczęciem przez sąd rejestrowy postępowania przymuszającego. Podstawą prowadzenia takiego postępowania jest art. 24 ustawy o KRS. Co ważne, w ramach postępowania przymuszającego sąd rejestrowy dokonuje wezwań pod rygorem zastosowania grzywny (z możliwością jej ponawiania). Więcej na ten temat → Obowiązki sprawozdawcze i rejestrowe spółki z o.o.
Ponadto zgodnie z ustawą o KRS w przypadkach uzasadnionych bezpieczeństwem obrotu sąd rejestrowy może z urzędu wykreślić dane niezgodne z rzeczywistym stanem rzeczy lub wpisać dane odpowiadające rzeczywistemu stanowi rzeczy. Sąd może dokonać takiego wpisu lub wykreślenia, jeśli dane te są istotne, a odpowiednie dokumenty znajdują się w aktach rejestrowych.
Dodatkowo warto pamiętać, że:
1) w myśl art. 14 ustawy o KRS niewykonanie obowiązku zgłoszenia zmian do KRS skutkuje tym, że spółka nie będzie mogła powoływać się wobec osób trzecich działających w dobrej wierze na dane, które nie zostały wpisane do rejestru lub uległy wykreśleniu,
2) jeśli wskutek niezgłoszenia zmian w wymaganym terminie osoba trzecia poniesie szkodę, spółka może ponieść odpowiedzialność odszkodowawczą zgodnie z art. 18 ustawy o KRS.
O konsekwencjach opieszałości w wykonywaniu obowiązków rejestrowych piszemy też w artykule: Rozwiązanie spółki z o.o. bez likwidacji.
Podsumowanie
Jak widać, zmiana zarządu w spółce z o.o. wymaga dopełnienia określonych formalności. Ważne jest, aby zadbać o ich prawidłowe i sprawne przeprowadzenie. Pozwoli to uniknąć niepotrzebnych komplikacji w bieżącym funkcjonowaniu spółki spowodowanych zmianami personalnymi w jej organie zarządzającym.
Jako kancelaria prawna oferujemy kompleksową obsługę prawną spółek, w tym spółek z ograniczoną odpowiedzialnością. Działamy zarówno w modelu stałej współpracy, jak i świadczymy doraźną pomoc prawną. Nasi prawnicy (adwokat, radca prawny) zapewniają wsparcie prawne na wszystkich etapach działalności spółki. Usługi świadczymy nie tylko na rzecz Klientów z Wrocławia i okolic (Wałbrzych, Opole, Legnica), ale z całej Polski. Jeśli potrzebują Państwo doradztwa prawnego z zakresu prawa spółek, zapraszamy do kontaktu z nami.
Partner w Szymała Zaremba Kancelaria Adwokatów i Radców Prawnych Sp. p. Wpisana na listę radców prawnych prowadzoną przez Okręgową Izbę Radców Prawnych we Wrocławiu. Posiada także uprawnienia doradcy podatkowego. Specjalizacje: prawo spółek i M&A, prawo kontraktów, prawo podatkowe. Zajmuje się również prowadzeniem mediacji w sporach między przedsiębiorcami.
✉ mz@szymalazaremba.pl