W czasie działalności spółki z ograniczoną odpowiedzialnością prędzej czy później pojawia się konieczność dokonania zmian. Może to być związane na przykład z przeprowadzką spółki pod inny adres, rezygnacją członka zarządu, powołaniem prokurenta czy zbyciem udziałów. Wielu wspólników przyjmuje za pewnik, że wystarczy podjęcie uchwały, aby dana zmiana zaczęła obowiązywać. Tymczasem nie każda zmiana w spółce z o.o. staje się skuteczna w tym samym momencie. W poniższym artykule wyjaśniamy, od czego zależy moment skuteczności zmian w spółce z o.o., które zmiany są skuteczne w momencie ich dokonania, a które dopiero z chwilą wpisu w KRS.
Skuteczność zmian w spółce z o.o. – co to właściwie znaczy?
Zacznijmy od wyjaśnienia, jak rozumieć stwierdzenie, że określone zmiany w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością są „skuteczne”. Z formalnego punktu widzenia zmiana „skuteczna” to taka, która wywołuje skutki prawne wobec spółki, wspólników i innych osób. Mówiąc prościej, „skuteczność” zmiany oznacza, że zgodnie z prawem taka zmiana już obowiązuje (działa). Można się zatem na nią powoływać przed urzędami, kontrahentami, pozostałymi wspólnikami itd.
Od czego zależy moment skuteczności zmian w spółce z o.o.?
Nie wszystkie zmiany w spółce z o.o. stają się skuteczne w tym samym momencie. W praktyce możemy mieć do czynienia z dwojaką sytuacją:
1) Zmiana jest skuteczna z momentem jej dokonania/wystąpienia, a wpis do KRS ma charakter deklaratoryjny. Oznacza to, że wpis w KRS jedynie potwierdza zaistniały stan rzeczy, czyli ma znaczenie wyłącznie informacyjne. Zmiany w spółce z o.o. objęte wpisem deklaratoryjnym obowiązują bez konieczności oczekiwania na ich ujawnienie w KRS.
2) Skuteczność zmiany zależy od wpisu w KRS. Prawnicy określają taki wpis jako „konstytutywny”. Wpis konstytutywny tworzy nowy stan prawny, czyli dopiero z chwilą wpisu w KRS zmiana staje się skuteczna. Natomiast do czasu wpisu zmiana formalnie jeszcze nie obowiązuje.
To, czy wpis danej zmiany ma charakter deklaratoryjny, czy konstytutywny, wynika z przepisów prawa. Choć przepisy nie posługują się wprost terminami „wpis konstytutywny” i ”wpis deklaratoryjny”, to z ich treści można wywnioskować, czy wpis do KRS warunkuje skuteczność zmiany, czy też nie ma wpływu na jej obowiązywanie. Na konstytutywny charakter wpisu wskazuje użycie w przepisie wyrażeń typu: „wymaga wpisu do rejestru”, „następuje z chwilą wpisania do rejestru”. W przypadku wpisów deklaratoryjnych tego typu wyrażenia się nie pojawiają.
Przykłady zmian w spółce z o.o. skutecznych z chwilą dokonania
Z wpisem deklaratoryjnym mamy do czynienia m.in. w przypadku:
- zmian w składzie zarządu lub rady nadzorczej – np. w wyniku powołania lub odwołania członków tych organów albo wskutek rezygnacji lub śmierci,
- powołania lub odwołania prokurenta,
- zbycia udziałów przez wspólnika – np. w drodze umowy sprzedaży lub darowizny,
- zmiany adresu spółki, o ile nie wiąże się ze zmianą miejscowości, w której spółka ma siedzibę,
- otwarcia likwidacji spółki z o.o.
We wszystkich tych przypadkach zmiany obowiązują bez konieczności oczekiwania na ich ujawnienie w KRS.
Przykład:
Powołanie nowego członka zarządu jest skuteczne już z chwilą podjęcia przez wspólników stosownej uchwały. Nowo powołany członek zarządu może reprezentować spółkę, w szczególności podpisywać umowy z kontrahentami, choć nie jest jeszcze wpisany w KRS.
Skuteczność zmiany a obowiązek jej zgłoszenia do KRS
To, że dana zmiana jest skuteczna już z chwilą dokonania, nie zwalnia z obowiązku zgłoszenia jej do KRS. W myśl ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym sądowi rejestrowemu trzeba zgłaszać wszelkie zmiany danych spółki z o.o., które podlegają ujawnieniu w KRS. Co do zasady, termin na zgłoszenie zmian wynosi 7 dni od dnia zdarzenia uzasadniającego dokonanie wpisu do KRS. Naruszenie tego terminu może skutkować wszczęciem przez sąd rejestrowy postępowania przymuszającego na podstawie art. 24 ustawy o KRS.
W tym kontekście trzeba też wziąć pod uwagę, że ustawa o KRS zawiera przepisy (art. 14, art. 17 ust. 2), które chronią osoby trzecie działające w dobrej wierze i w zaufaniu do treści wpisów ujawnionych w KRS. W praktyce oznacza to, że jeśli – przykładowo – zmiana w zarządzie nie została zgłoszona do KRS, a kontrahent podpisał umowę z osobą, która mimo odwołania nadal figurowała w KRS jako członek zarządu, spółka nie może skutecznie powoływać się wobec kontrahenta na nieważność takiej umowy.
Zmiany, które stają się skuteczne dopiero z chwilą wpisu do KRS – przykłady
Przejdźmy teraz do drugiej kategorii zmian, tj. objętych wpisem konstytutywnym. W świetle Kodeksu spółek handlowych (KSH) w przypadku spółki z o.o. następujące zmiany stają się skuteczne dopiero z chwilą wpisu do KRS:
- zmiana umowy spółki – np. w zakresie firmy (nazwy) spółki lub jej siedziby, przedmiotu działalności (PKD), sposobu reprezentacji, wprowadzenia udziałów uprzywilejowanych,
- obniżenie lub podwyższenie kapitału zakładowego (nawet jeśli następuje bez zmiany umowy spółki),
- przekształcenie, połączenie lub podział spółki,
- rozwiązanie spółki.
Przykład:
Wprowadzenie udziałów uprzywilejowanych co do głosu jest skuteczne dopiero z chwilą wpisania zmiany umowy spółki do KRS. Do czasu wpisu uprzywilejowanie formalnie nie istnieje, czyli na zgromadzeniu wspólników wspólnik głosuje zgodnie z dotychczasowymi zasadami – bez uprzywilejowania.
Bezskuteczność zmiany w przypadku niedotrzymania terminu zgłoszenia
Jak wspomniałam wcześniej, wszelkie zmiany danych spółki z o.o. ujawnionych w KRS trzeba zgłaszać sądowi rejestrowemu. Co do zasady, należy to zrobić w ciągu 7 dni. W świetle ustawy o KRS niedotrzymanie tego terminu może skutkować wszczęciem postępowania przymuszającego, ale zasadniczo samo przez się nie powoduje nieważności czy bezskuteczności dokonanych czynności.
Powyższa zasada nie dotyczy jednak takich zmian objętych wpisem konstytutywnym, jak np. zmiana siedziby spółki, przedmiotu działalności lub zasad reprezentacji. Tego typu zmiany wiążą się ze zmianą umowy spółki i – jak wszystkie inne zmiany umowy spółki – podlegają szczególnej regulacji przewidzianej w KSH w zakresie terminu zgłoszenia do KRS, który wynosi:
- 6 miesięcy od dnia podjęcia uchwały przed notariuszem,
- 7 dni od dnia podjęcia uchwały w systemie S24.
Konsekwencją niedotrzymania tego terminu jest bezskuteczność zmiany umowy spółki. Potwierdził to Sąd Najwyższy w uchwale z 29 kwietnia 2022 r., III CZP 75/22:
Zmiana umowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, która nie została zgłoszona do sądu rejestrowego w terminie sześciu miesięcy od dnia jej dokonania, nie wywołuje skutków prawnych (art. 256 § 3 w zw. z art. 169 § 1 k.s.h.).
Jeśli wniosek dotyczący zmiany umowy spółki zostanie złożony do KRS po upływie ww. terminu, można spodziewać się jego oddalenia.
Podsumowanie
Jak widać, nie ma jednej odpowiedzi na pytanie, od kiedy zmiany w spółce z o.o. są skuteczne. Część zmian wywołuje skutki prawne od momentu ich dokonania (np. podjęcie uchwały o zmianie adresu spółki). Skuteczność innych zależy zaś od wpisu w KRS (np. zmiana siedziby spółki na inną miejscowość). W razie wątpliwości co do momentu skuteczności konkretnej zmiany, warto zasięgnąć profesjonalnej porady prawnej, aby uniknąć błędu, który może mieć negatywny wpływ na działanie spółki.
Partner w Szymała Zaremba Kancelaria Adwokatów i Radców Prawnych Sp. p. Wpisana na listę radców prawnych prowadzoną przez Okręgową Izbę Radców Prawnych we Wrocławiu. Posiada także uprawnienia doradcy podatkowego. Specjalizacje: prawo spółek i M&A, prawo kontraktów, prawo podatkowe. Zajmuje się również prowadzeniem mediacji w sporach między przedsiębiorcami.
✉ mz@szymalazaremba.pl