Przekształcenie spółki jawnej w spółkę z o.o. jest często naturalną konsekwencją rozwoju firmy. Wraz ze zwiększającym się portfolio klientów i coraz większą wartością zawieranych kontraktów rosną też zobowiązania spółki. Z perspektywy wspólników oznacza to wzrost ryzyka prowadzonej działalności. W takiej sytuacji optymalnym rozwiązaniem może być zmiana formy prowadzenia biznesu ze spółki jawnej na spółkę z o.o. Jakie zalety ma spółka z o.o.? Jak przebiega proces przekształcenia spółki jawnej w spółkę z o.o.? Ile trwa i z jakimi kosztami się wiąże?
Spółka z o.o. jako popularny kierunek przekształcenia spółki jawnej
Dane statystyczne nie pozostawiają wątpliwości: spółka z o.o. od lat jest najczęściej wybieraną przez przedsiębiorców formą spółki.
Na koniec stycznia 2022 roku w Polsce zarejestrowanych było ponad 500 tys. spółek z ograniczoną odpowiedzialnością. Dla porównania spółek jawnych było ponad 14 razy mniej.
Jak widać, spółki z ograniczoną odpowiedzialnością wyraźnie dominują w polskim krajobrazie spółek. Z czego wynika popularność prowadzenia działalności gospodarczej w tej właśnie formie?
Zalety spółki z o.o.
Po pierwsze, z perspektywy wspólników zaletą spółki z o.o. jest to, że pozwala ona ograniczyć ryzyko związane z prowadzoną działalnością. W przeciwieństwie do spółki jawnej, w spółce z o.o. wspólnicy nie odpowiadają za zobowiązania spółki. Oznacza to, że wierzyciel spółki z o.o. nie może sięgnąć do prywatnego majątku wspólników. W praktyce wspólnik ryzykuje zatem jedynie wkładem wniesionym do spółki.
Po drugie, spółka z ograniczoną odpowiedzialnością jest formą dość elastyczną. Dlatego sprawdza się z powodzeniem zarówno w przypadku dużego przedsiębiorstwa, jak i firmy rodzinnej. Jednocześnie koszty jej założenia są stosunkowo niewysokie.
Po trzecie, istotnym czynnikiem wpływającym obecnie na wzrost zainteresowania spółką z o.o. jest to, że jej wspólnicy, co do zasady, nie muszą płacić składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne (wyjątek dotyczy wspólnika spółki jednoosobowej). Natomiast spółka – o ile spełni odpowiednie warunki – może wybrać opodatkowanie w formie ryczałtu od dochodów spółek, czyli tzw. estoński CIT. Dzięki temu efektywna stawka podatkowa dla wspólników może wynieść 20% – jeśli spółka jest małym podatnikiem lub podatnikiem rozpoczynającym prowadzenie działalności, lub 25% – w przypadku pozostałych spółek.
Przekształcenie spółki jawnej w spółkę z o.o. – procedura, czas, koszty
Oczywiście dla wspólników rozważających reorganizację firmy istotne jest pytanie: jak przekształcić spółkę jawną w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością? Czy dokonanie takiej zmiany będzie czasochłonne i kosztowne?
Przede wszystkim warto wiedzieć, że w celu zmiany formy prawnej spółki trzeba dopełnić formalności określonych w Kodeksie spółek handlowych (KSH). Zgodnie z KSH kluczowe czynności w standardowej procedurze przekształcenia spółki jawnej w spółkę z o.o. to:
1) przygotowanie planu przekształcenia oraz załączników, które trzeba dołączyć do tego planu,
2) dwukrotne zawiadomienie wspólników o zamiarze przekształcenia,
3) podjęcie przez wspólników uchwały przekształceniowej i powołanie członków organów przekształconej spółki z o.o.,
4) rejestracja spółki z o.o. i wykreślenie z KRS dotychczasowej spółki jawnej.
W praktyce przed przystąpieniem do tych działań prawnik specjalizujący się w przekształceniach spółek (radca prawny, adwokat) analizuje sytuację prawną spółki. O tym, dlaczego przeprowadzenie takiej analizy jest ważne i na jakie aspekty trzeba zwrócić szczególną uwagę pisaliśmy tu → Na co uważać przy przekształceniu spółki?
Plan przekształcenia i załączniki
Pierwszą czynność w procedurze przekształceniowej stanowi przygotowanie planu przekształcenia. Jest to najważniejszy element tzw. fazy menedżerskiej przekształcenia.
Jak przygotować plan przekształcenia? Przede wszystkim dokument ten musi mieć formę pisemną. Jego niezbędnym składnikiem jest informacja na temat wartości bilansowej majątku przekształcanej spółki jawnej.
O ile sam plan przekształcenia nie jest zazwyczaj dokumentem bardzo rozbudowanym, o tyle bardziej obszerne są załączniki, które trzeba do niego dołączyć. Mianowicie chodzi o następujące dokumenty:
1) projekt uchwały o przekształceniu spółki jawnej w spółkę z o.o.,
2) projekt umowy przekształconej spółki z o.o.,
3) sprawozdanie finansowe sporządzone dla celów przekształcenia.
W świetle KSH przygotowanie planu przekształcenia to zadanie wspólników przekształcanej spółki. Oczywiście w praktyce sporządzeniem tego dokumentu, podobnie jak projektu uchwały o przekształceniu i projektu umowy przekształconej spółki z o.o., nie zajmują się osobiście sami wspólnicy, ale kancelaria prawna. Najczęściej w ramach kompleksowej obsługi prawnej procesu przekształcenia prawnik koordynuje też współpracę z księgową w celu przygotowania wymaganego sprawozdania finansowego.
Zawiadomienie wspólników
Kolejnym krokiem jest zawiadomienie wspólników o planowanym podjęciu uchwały przekształceniowej. Treść takiego zawiadomienia powinna obejmować:
1) istotne elementy planu przekształcenia,
2) wskazanie miejsca i terminu, w którym wspólnicy mogą zapoznać się z pełną treścią tego planu i załączników.
Ponadto trzeba pamiętać o dołączeniu do zawiadomienia projektu uchwały o przekształceniu i projektu umowy spółki przekształconej.
Co ważne, zawiadomienia wspólników trzeba dokonać dwukrotnie, w określonych ramach czasowych. I tak, pierwsze zawiadomienie powinno nastąpić nie później niż na miesiąc przez planowanym dniem powzięcia uchwały o przekształceniu. Natomiast drugiego zawiadomienia trzeba dokonać w odstępie nie krótszym niż dwa tygodnie od daty pierwszego zawiadomienia.
Uchwała o przekształceniu
Następnie proces przekształcenia wchodzi w tzw. fazę właścicielską. Kluczowym momentem tego etapu jest podjęcie przez wspólników uchwały o przekształceniu spółki. Warto pamiętać, że podjęcie takiej uchwały musi nastąpić w obecności notariusza, a bezpośrednio przed głosowaniem wspólnikom należy ustnie przedstawić istotne elementy planu przekształcenia.
Oczywiście trzeba też zadbać o to, żeby uchwała o przekształceniu zawierała wszystkie elementy wymagane przepisami prawa. Jak wspomniałam wcześniej, przygotowaniem projektu uchwały przekształceniowej zajmuje się zazwyczaj kancelaria prawna. Dzięki skorzystaniu z pomocy wyspecjalizowanego prawnika (radcy prawnego lub adwokata) wspólnicy zyskują pewność, że w uchwale znajdą się wszystkie niezbędne elementy, tj.:
1) wskazanie, że spółka jawna zostaje przekształcona w spółkę z o.o.;
2) wysokość kapitału zakładowego spółki z o.o. (nie może on być niższy niż 5.000 zł);
3) zakres praw przyznanych osobiście wspólnikom uczestniczącym w spółce przekształconej (o ile wspólnikom mają przysługiwać tego rodzaju prawa);
4) nazwiska i imiona członków zarządu;
5) zgoda na brzmienie umowy przekształconej spółki z o.o.
Wreszcie nie można zapomnieć o istotnej kwestii formalnej: za przekształceniem spółki jawnej w spółkę z o.o. muszą opowiedzieć się wszyscy wspólnicy. Jeśli wspólnicy nie osiągną w tej sprawie jednomyślności, do przekształcenia spółki nie dojdzie.
Warto wiedzieć, że podjęcie przez wspólników uchwały o przekształceniu zastępuje zawarcie umowy przekształconej spółki z o.o. oraz powołanie jej organów (czyli członków zarządu, ewentualnie także członków rady nadzorczej – jeśli w spółce docelowej ma funkcjonować rada nadzorcza).
Rejestracja przekształconej spółki z o.o. w KRS i ogłoszenie w MSiG
Ostatnią fazą procedury przekształceniowej jest tzw. faza rejestracji. Na tym etapie do gry wkracza sąd rejestrowy (KRS). Odbywa się to w ten sposób, że zarząd spółki docelowej składa do sądu wniosek o wpis przekształcenia. Obecnie (tj. od 1 lipca 2021 roku) wniosek wysyła się za pośrednictwem Portalu Rejestrów Sądowych. Co ważne, wniosek powinni podpisać elektronicznie wszyscy członkowie zarządu spółki przekształconej. Warto też pamiętać, że termin na złożenie wniosku to 6 miesięcy od dnia podjęcia uchwały przekształceniowej.
Oczywiście nie ma żadnych przeszkód, aby osoby wchodzące w skład zarządu udzieliły pełnomocnictwa do rejestracji przekształcenia radcy prawnemu lub adwokatowi. W takim przypadku prawnik nie tylko przygotuje odpowiedni wniosek i skompletuje wymagane załączniki, ale też będzie reprezentować zarząd w postępowaniu rejestrowym aż do wydania przez sąd postanowienia o rejestracji przekształconej spółki z o.o.
Finalizacja procesu przekształcenia nastąpi z chwilą wpisu do KRS przekształconej spółki z o.o. (tj. dzień przekształcenia). Jednocześnie sąd rejestrowy z urzędu wykreśli z rejestru spółkę jawną.
Co ważne, w przypadku przekształcenia spółki zgodnie z KSH działa tzw. zasada kontynuacji. Oznacza to, że spółce docelowej – co do zasady – będą automatycznie przysługiwały wszystkie prawa i obowiązki spółki sprzed przekształcenia. W szczególności w mocy pozostaną umowy zawarte z kontrahentami i pracownikami, a także zezwolenia i koncesje (chyba że ustawa lub decyzja o ich udzieleniu stanowi inaczej). Nie zmienią się też nadane spółce numery NIP i REGON. Więcej na ten temat → Na czym polega przekształcenie spółki?
Po zarejestrowaniu przekształcenia w KRS trzeba jeszcze pamiętać o zamieszczeniu w Monitorze Sądowym i Gospodarczym (MSiG) ogłoszenia o przekształceniu. Wniosek o publikację ogłoszenia składa zarząd spółki przekształconej. Podobnie jak w przypadku wcześniejszych formalności, także tę czynność może w imieniu zarządu wykonać pełnomocnik (radca prawny, adwokat).
Uproszczona procedura przekształcenia – na czym polega?
Jak wynika z powyższego opisu, standardowa procedura przekształcenia jest procesem wieloetapowym. W związku z tym dobrą wiadomością będzie zapewne to, że najczęściej przekształcanie spółki jawnej w z o.o. może nastąpić w ramach procedury uproszczonej. Dzięki zastosowaniu trybu uproszczonego:
1) nie trzeba sporządzać planu przekształcenia,
2) odpada konieczność zawiadamiania wspólników o planowanym podjęciu uchwały przekształceniowej,
3) wspólnikom nie trzeba udostępniać dokumentów związanych z przekształceniem ani wydawać im odpisów tych dokumentów,
4) przed podjęciem uchwały o przekształceniu wspólnikom nie przedstawia się istotnych elementów planu przekształcenia.
Formalności w ramach procedury uproszczonej ograniczają się do:
1) sporządzenia sprawozdania finansowego dla celów przekształcenia,
2) przygotowania projektu uchwały przekształceniowej oraz projektu umowy spółki z o. o.,
3) podjęcia uchwały o przekształceniu,
4) rejestracji przekształcenia w KRS i zamieszczenia ogłoszenia w MSiG.
Niewątpliwie usprawnia to proces transformacji spółki, pozwalając oszczędzić czas i koszty. Powstaje zatem pytanie: kiedy można przeprowadzić przekształcenie w trybie uproszczonym? Jedynym warunkiem skorzystania ze wspomnianych ułatwień jest to, aby w przekształcanej spółce jawnej wszyscy wspólnicy prowadzili sprawy spółki. W praktyce w spółkach jawnych zazwyczaj funkcjonuje właśnie takie rozwiązanie. Jeśli jednak w danej spółce tylko niektórzy wspólnicy prowadzą sprawy spółki, to – aby móc skorzystać z trybu uproszczonego – trzeba wcześniej odpowiednio zmienić umowę spółki.
Ile czasu trwa przekształcenie w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością?
Odpowiedź na pytanie o to, jak długo trwa przekształcenie spółki jawnej w spółkę z o.o., zależy od kilku czynników. Po pierwsze, wpływ na czas trwania procedury przekształceniowej ma tryb, w jakim dochodzi do zmiany formy prawnej. Oczywiście transformację spółki można sfinalizować szybciej w trybie uproszczonym niż w trybie standardowym.
Po drugie, proces przekształcenia może się wydłużyć w związku z sytuacją prawną spółki. Chodzi o to, że choć przy przekształceniu działała wspomniana wcześniej zasada kontynuacji, to jednak są od niej pewne wyjątki. Dlatego w ramach kompleksowej obsługi prawnej przekształcenia spółki przed rozpoczęciem właściwej procedury przekształceniowej prawnik analizuje koncesje, licencje i zezwolenia wydane dla spółki, a także postanowienia istotnych umów (np. zawartych z bankami) i status posiadanych przez spółkę nieruchomości. W wyniku takiej analizy może się czasem okazać, że konieczne jest podjęcie dodatkowych działań – np. uzyskanie zgody kontrahenta na zmianę formy prawnej spółki.
Kolejnym czynnikiem mającym niebagatelny wpływ na długość procesu transformacji spółki jest sprawne działanie wszystkich zaangażowanych w ten proces osób. Dotyczy to w szczególności księgowej, która sporządza sprawozdanie finansowe dla celów przekształcenia, doradców prawnych odpowiadających za przygotowanie dokumentacji formalnoprawnej, jak i samych wspólników.
Wreszcie nie można zapomnieć o czasie rozpatrywania wniosku przez sąd rejestrowy (KRS). Zgodnie z przepisami rejestracja przekształconej spółki z o.o. powinna nastąpić w terminie 7 dni od dnia złożenia wniosku. W praktyce jednak ten termin może być dłuższy. Trzeba liczyć się z tym, że jeśli sąd rejestrowy jest obłożony pracą lub wniosek złożony został w sezonie urlopowym, czas rejestracji może wynosić ok. 1 miesiąc. Co więcej, może on ulec wydłużeniu, jeżeli wniosek będzie dotknięty błędami lub brakami. Żeby tego uniknąć, warto skorzystać ze wsparcia kancelarii prawnej.
Z naszego doświadczenia wynika, że zazwyczaj przekształcenie spółki jawnej w spółkę z o.o. trwa od 1 miesiąca do 4 miesięcy.
Jakie są koszty przekształcenia spółki jawnej w spółkę z o.o.?
Koszty przekształcenia spółki jawnej w spółkę z o.o. obejmują w szczególności:
1) wynagrodzenie księgowej (biura rachunkowego) za sporządzenie sprawozdania finansowego dla celów przekształcenia,
2) opłaty notarialne,
3) podatek od czynności cywilnoprawnych (PCC) w stawce 0,5%, jeżeli kapitał zakładowy spółki z o.o. będzie przewyższał wartość wkładów wniesionych wcześniej do spółki jawnej,
4) opłaty: sądową, skarbową (w przypadku, gdy wniosek do KRS składany jest przez pełnomocnika – adwokata lub radcę prawnego) oraz za ogłoszenia w MSiG,
5) wynagrodzenie za doradztwo prawne w procesie przekształcenia.
Przekształcenie spółki jawnej w sp. z o.o. – czy warto?
Bez wątpienia transformacja spółki to proces złożony, wymagający przygotowania dokumentacji zarówno prawnej, jak i księgowej. Jego przeprowadzenie wiąże się z kosztami, a sfinalizowanie może zająć nawet kilka miesięcy.
Jednocześnie nie można zapominać o korzyściach, jakie może dać zmiana formy prawnej firmy. Ograniczenie ryzyka związanego z prowadzoną działalnością, optymalizacja obciążeń publicznoprawnych, ułatwienie sukcesji czy zwiększenie szans na pozyskanie inwestora zewnętrznego – to tylko niektóre z zalet przekształcenia spółki jawnej w spółkę z o.o. Decyzja o przekształceniu zawsze jednak powinna być przemyślana, a sam proces transformacji starannie zaplanowany i profesjonalnie wdrożony, aby sprzyjać rozwojowi firmy.
Jeśli jesteście Państwo zainteresowani przekształceniem spółki jawnej w spółkę z o.o., zapraszamy do kontaktu.
✉ mz@szymalazaremba.pl
- Pozew o rozwiązanie spółki z o.o. - 19/04/2024
- Mediacja jako sposób rozwiązania konfliktu wspólników - 12/04/2024
- Uprawnienia kontrolne komandytariusza w spółce komandytowej - 18/03/2024